國稅發(fā)〔1996〕64號《全國稅務(wù)機關(guān)檔案管理辦法》（全文）

全國稅務(wù)機關(guān)檔案管理辦法

國稅發(fā)〔1996〕64號   1996年4月5日

第一章　總則

第一條 為了實(shí)現全國稅務(wù)機關(guān)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的水平，維護檔案的完整與安全，更好地為稅務(wù)工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及《機關(guān)檔案工作條例》，結合稅務(wù)機關(guān)的工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱(chēng)檔案，是指全國稅務(wù)系統各級機關(guān)在工作中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 全國稅務(wù)檔案工作，由國家檔案局在宏觀(guān)上統籌規劃，組織協(xié)調，統一制度，監督指導；由國家稅務(wù)總局制定規劃，建立制度，實(shí)施檢查、監督、指導。省以下各級稅務(wù)機關(guān)的檔案工作由機關(guān)的辦公室主管，在業(yè)務(wù)上接受上級稅務(wù)機關(guān)和地方同級檔案行政管理機關(guān)的監督與指導。

第四條 各級稅務(wù)機關(guān)在工作活動(dòng)中形成的檔案，均應當集中到本機關(guān)的檔案管理部門(mén)統一保管，不得分散保存。

第五條 各級稅務(wù)機關(guān)都必須在辦公廳(室)內建立檔案室，配備必要的專(zhuān)職檔案管理人員。檔案管理人員要保持相對穩定。

第六條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案機構的基本職責是：

(一)建立健全本機關(guān)檔案工作的各項規章制度。

(二)監督、指導本機關(guān)各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。

(三)集中統一管理本機關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)。

(四)指導、監督本機關(guān)所屬單位和下級稅務(wù)機關(guān)的檔案工作。

(五)按規定向同級國家檔案館移交應當進(jìn)館的檔案。

(六)辦理領(lǐng)導交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

第七條 檔案工作必須貫徹執行黨和國家有關(guān)的方針、政策與法規。檔案工作人員要遵紀守法，保守檔案機密，熱愛(ài)檔案工作，精通檔案業(yè)務(wù)，熟悉稅收業(yè)務(wù)，努力把檔案工作做好，為機關(guān)領(lǐng)導決策和各項稅收工作服務(wù)。

第二章　文書(shū)的立卷和歸檔

第八條 各級稅務(wù)機關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有使用和保存價(jià)值的文件材料在辦理完畢后，由各單位文書(shū)部門(mén)整理、立卷，并向本機關(guān)檔案管理部門(mén)移交歸檔。

第九條 立卷任務(wù)的劃分：

(一)各單位負責自行承辦文件的立卷。

(二)機關(guān)內部會(huì )辦的文件，由主辦單位立卷。

(三)本機關(guān)與外單位會(huì )辦的文件，屬本單位主辦的，由本單位主辦部門(mén)立卷；外單位主辦的，本單位主辦部門(mén)以副本立卷。本單位代上級機關(guān)草擬的文件及其定稿，由上級發(fā)文機關(guān)立卷，草稿和副本由本單位立卷。

第十條 歸檔范圍按照本辦法所附的《全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執行。

第十一條 文書(shū)立卷應當遵循文件的自然形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求是：

(一)應當歸檔的文件材料，必須齊全完整。

(二)歸檔的文件材料，應當按照問(wèn)題、組織機構、作者、時(shí)間、文種的通訊者等特征立卷。

(三)在歸檔的文件材料中，應當將相應的正件與附件、正本與定稿、請示與批復、批轉文件與原件、多種文字形成的同一文件放在一起立卷；文電應當合一立卷。

(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復放在復文年立卷，沒(méi)有復文的放在請示年立卷；跨年度的計劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；如果計劃、總結在同一文件中，應當視文件內容的主次確定歸卷年度；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年立卷；合同性文件放在簽字年度立卷；各類(lèi)案件材料放在結案年度立卷。

(五)卷內文件材料應當按照其內部聯(lián)系、重要程度、問(wèn)題或者時(shí)間順序科學(xué)排列，正本在前，定稿在后；批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；批轉文件在前，被批轉文件在后；法規性文件和其他重要文件的定稿在前，歷次修改稿在后；案件材料，結論性材料在前，依據性材料在后。再按照排列順序，用鉛筆認真編寫(xiě)頁(yè)碼。

(六)認真填寫(xiě)卷內文件目錄。文件沒(méi)有標題或者標題不明確的，要另擬標題；文件責任者、時(shí)間不清楚的，要查清楚后填入，并備注說(shuō)明。

(七)案卷封皮應當按照規定逐項填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明、準確地反映卷內文件材料的內容與成分(一般包括責任者、內容、名稱(chēng)等)，體式一致，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱(chēng)應當通用易懂，并用毛筆或者鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

(八)有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明應當逐項填寫(xiě)在備考表內；若無(wú)情況可說(shuō)明，也應當將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負責。備考表應當置于卷尾。

(九)卷內文件材料要去掉金屬物，破損的文件應當裱糊，字跡擴散的應當復制與原件一并立卷。

(十)傳真文件以復印件立卷歸檔。

(十一)聲像材料應當單獨存放卷盒、像冊中，并用文字標出攝像或者錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。

(十二)所立案卷要科學(xué)地劃分保管期限。

第十二條 案卷立好后，應當按照機構、問(wèn)題并結合重要程序和不同保管期限進(jìn)行系統的排列和編號，并抄寫(xiě)案卷目錄。

第十三條 各單位立好的案卷連同案卷目錄(一式三份)于文件形成后的次年上半年向機關(guān)檔案管理部門(mén)移交，并辦理移交手續。

第三章　檔案的管理和利用

第十四條 各級稅務(wù)機關(guān)的檔案應當按照其內容和載體的不同科學(xué)分類(lèi)，一般按照年度－－組織機構(或者問(wèn)題)分類(lèi)。分類(lèi)應當保持前后一致，具有穩定性。

第十五條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)應當將歸檔案卷按照不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應當統一，前后保持一致，不得任意改動(dòng)。

第十六條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)要科學(xué)地編寫(xiě)檔號，一個(gè)機關(guān)的案卷目錄號不能重復，一本案卷目錄內的案卷號也不能重復。

第十七條 各級稅務(wù)機關(guān)必須備有檔案專(zhuān)用庫房和閱覽室。檔案庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設施。庫房?jì)纫具_到溫濕度適宜，清潔衛生，無(wú)蟲(chóng)霉滋生。檔案部門(mén)根據工作需要配備檔案柜架、溫濕度計、復印機、收錄機、照像機、去濕機、吸塵器、空調和微機等設備。

第十八條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)要對檔案庫房進(jìn)行定期和不定期的檢查，主要檢查庫房設施和檔案情況，保證帳物一致。如有破損或者字跡失真的檔案，應當及時(shí)修復。發(fā)現其他問(wèn)題，也應當及時(shí)解決或者報告領(lǐng)導。

第十九條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)應當建立健全檔案資料的統計制度。對檔案的收進(jìn)、移出、庫存、利用、銷(xiāo)毀等情況進(jìn)行登記和統計，并按照規定向上級稅務(wù)機關(guān)和同級檔案行政管理機關(guān)報送檔案基本情況統計表。

第二十條 各級稅務(wù)機關(guān)應當建立全宗卷，以積累本機關(guān)的立卷說(shuō)明、分類(lèi)方案、交接憑證、鑒定報告、銷(xiāo)毀注冊、檢查記錄、全宗介紹等。

第二十一條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，應當在離職前將本人保管的檔案數量和狀況交待清楚。

第二十二條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案工作人員必須熟悉本機關(guān)的歷史和所藏檔案情況，編制案卷目錄、全引目錄、文號目錄、專(zhuān)題目錄等檢索工具和必要的參與資料。

第二十三條 檔案的借閱和復制

(一)本單位工作人員因工作需要可以借閱庫存檔案。但是，如果借閱非本人主管業(yè)務(wù)的機密文件，必須經(jīng)辦公廳(室)負責人批準。外單位來(lái)人查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)本機關(guān)辦公廳(室)負責人批準。

(二)復制絕密文件必須經(jīng)原發(fā)文件機關(guān)批準，復制機密或者非本人主管業(yè)務(wù)的文件必須經(jīng)辦公廳(室)負責人批準，密碼電報一律不得復制。

(三)檔案借閱者必須遵循有關(guān)規定，履行必要的手續，不得涂損檔案，不得轉借他人，閱完及時(shí)歸還。借閱絕密、機密檔案，還負有保密的責任，違者按照有關(guān)規定處理。

(四)檔案工作者必須熱情服務(wù)，并認真地檢查歸還的檔案有無(wú)遺失、涂損等現象。

第二十四條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)要不斷采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設備，逐步實(shí)現檔案管理的現代化。

第四章　檔案的鑒定、銷(xiāo)毀和移交

第二十五條 各級稅務(wù)機關(guān)的檔案部門(mén)會(huì )同有關(guān)業(yè)務(wù)單位，根據檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，核定保管期限，剔出無(wú)保存價(jià)值的檔案。

第二十六條 檔案保管期限的劃分：

(一)檔案的保管期限分為永久、長(cháng)期和短期三種。其中：永久為50年以上，長(cháng)期為16年至50年(含50年)，短期為15年以下(含15年)。

1．凡是反映本機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，對本機關(guān)、國家建設和歷史研究有長(cháng)遠利用價(jià)值的，列為永久保管。主要包括：本機關(guān)制定的屬于法規政策性的文件，處理重要問(wèn)題形成的文件材料，召開(kāi)各種會(huì )議的重要文件材料，重要的請示、報告、總結，綜合統計報表，機構演變的文件材料；上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執行的重要文件材料及對本機關(guān)領(lǐng)導人任免的文件材料。

2．凡是反映本機關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(cháng)時(shí)間內對本機關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。主要包括：本機關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì )議的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直屬上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執行的一般文件材料，下級機關(guān)報送的重要總結、報告和統計表等文件材料。

3．凡是在較短時(shí)間內對本機關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機關(guān)一般事務(wù)性的文件材料，上級機關(guān)和同級機關(guān)頒發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執行的文件材料，下級機關(guān)報送的一般工作總結、報告和統計表等文件材料。

具體劃分檔案保管期限時(shí)，按照《全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執行。

(三)檔案的保管期限，從檔案所屬年代的次年1月1日起計算，長(cháng)期計劃、協(xié)議、協(xié)定、合同等有關(guān)文件，按其有效期滿(mǎn)后次年1月1日起計算。

(四)各級稅務(wù)機關(guān)可以參照《全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，結合本機關(guān)所形成文件的實(shí)際情況，制定具體的檔案保管期限表。

第二十七條 各級稅務(wù)機關(guān)檔案部門(mén)銷(xiāo)毀確無(wú)保存價(jià)值的檔案時(shí)，應當寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案報告，說(shuō)明銷(xiāo)毀理由、原保管期限、數量和簡(jiǎn)要內容，連同編寫(xiě)的銷(xiāo)毀清冊一起送有關(guān)業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導和辦公廳(室)負責人審核，報機關(guān)領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀，并在原案卷目錄上注銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應當在機關(guān)保衛部門(mén)取得聯(lián)系，指定兩人以上監銷(xiāo)，并由監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

第二十八條 省級稅務(wù)機關(guān)應當將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20年后，省級以下稅務(wù)機關(guān)應當將永久、長(cháng)期保存的檔案在本機關(guān)保存10年后，連同案卷目錄(一式三份)和有關(guān)的檢索工具、參考資料，一并向同級國家檔案館移交。

第五章　附則

第二十九條 各級稅務(wù)機關(guān)書(shū)稿檔案按照新聞出版署、國家檔案局頒發(fā)的《出版社書(shū)稿檔案管理辦法》管理。

第三十條 各級稅務(wù)機關(guān)會(huì )計檔案按照財政部、國家檔案局頒發(fā)的《會(huì )計檔案管理辦法》管理。

第三十一條 各級稅務(wù)機關(guān)干部檔案按照中共中央組織部、國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》管理。

第三十二條 各省、自治區、直轄市和計劃單列市國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局可以根據本辦法制定具體實(shí)施辦法，并報國家稅務(wù)總局和同級檔案行政管理機關(guān)備案。

第三十三條 本辦法由國家稅務(wù)總局辦公廳負責解釋。

第三十四條 本辦法自頒發(fā)之日起實(shí)行。

附件：全國稅務(wù)機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表(略)

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