國發(fā)〔2000〕23號 國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知

國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的通知

國發(fā)〔2000〕23號

 

 

各省、自治區、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構：

現發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，自2001年1月1日起施行。
 

 

國務(wù)院

二○○○年八月二十四日
 

 

 

國家行政機關(guān)公文處理辦法

 

第一章 總  則

第一條 為使國家行政機關(guān)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)行政機關(guān)）的公文處理工作規范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。

第二條 行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準確、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關(guān)規定，確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機關(guān)的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。

第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導下級機關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應當設立文秘部門(mén)或者配備專(zhuān)職人員負責公文處理工作。
 

第二章 公文種類(lèi)
 

第九條 行政機關(guān)的公文種類(lèi)主要有：

（一）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎?dòng)嘘P(guān)單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動(dòng)做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級機關(guān)不適當的決定事項。

（三）公告

適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布社會(huì )各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級機關(guān)的公文，轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會(huì )或人民代表大會(huì )常務(wù)委員會(huì )提請審議事項。

（八）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

（九）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（十）批復

適用于答復下級機關(guān)的請示事項。

（十一）意見(jiàn)

適用于對重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項。

（十三）會(huì )議紀要

適用于記載、傳達會(huì )議情況和議定事項。
 

第三章 公文格式
 

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）上行文應當注明簽發(fā)人、會(huì )簽人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話(huà)。

（六）公文標題應當準確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內容并標明公文種類(lèi)，一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規、規章名稱(chēng)加書(shū)名號外，一般不用標點(diǎn)符號。

（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱(chēng)。

（九）公文除“會(huì )議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。

（十三）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執行或知曉公文的其他機關(guān)，應當使用全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。

（十四）文字從左至右橫寫(xiě)、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數民族文字（按其習慣書(shū)寫(xiě)、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標識規則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm X 297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實(shí)際需要確定。
 

第四章 行文規則
 

第十三條 行文應當確有必要，注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據隸屬關(guān)系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條 政府各部門(mén)依據部門(mén)職權可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門(mén)內設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門(mén)、上級政府部門(mén)與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門(mén)職權范圍內的事務(wù)，應當由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門(mén)。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門(mén)行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門(mén)職權范圍內的具體問(wèn)題，應當直接報送主管部門(mén)處理。

第十九條 部門(mén)之間對有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷(xiāo)。

第二十條 向下級機關(guān)或者本系統的重要行文，應當同時(shí)抄送直接上級機關(guān)。

第二十一條 “請示”應當一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，需要同時(shí)送其他機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見(jiàn)”和“報告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫(xiě)明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時(shí)應當抄送其另一上級機關(guān)。
 

第五章 發(fā)文辦理
 

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規及其他有關(guān)規定。如提出新的政策、規定等，要切實(shí)可行并加以說(shuō)明。

（二）情況確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實(shí)際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫(xiě)明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應當先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應當在第一次出現時(shí)注明準確的中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門(mén)職權范圍內的事項，主辦部門(mén)應當主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)的主要負責人應當出面協(xié)調，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?，提出建設性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì )簽后報請上級機關(guān)協(xié)調或裁定。

第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前，應當由辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規定等。

第二十八條 以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門(mén)應當進(jìn)行復核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

經(jīng)復核需要對文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應按程序復審。
 

第六章 收文辦理
 

第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門(mén)應當進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其他有關(guān)規定；涉及其他部門(mén)或地區職權的事項是否已協(xié)商、會(huì )簽；文種使用、公文格式是否規范。

第三十二條 經(jīng)審核，對符合本辦法規定的公文，文秘部門(mén)應當及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送負責人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應當明確主辦部門(mén)。緊急公文，應當明確辦理時(shí)限。對不符合本辦法規定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負責人批準后，可以退回呈報單位并說(shuō)明理由。

第三十三條 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應當及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應當及時(shí)予以說(shuō)明。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的，應當及時(shí)退回交辦的文秘部門(mén)并說(shuō)明理由。

第三十四條 收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門(mén)提出擬辦意見(jiàn)，送負責人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權的事項，主辦部門(mén)應當主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)主要負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調或裁定。

第三十六條 審批公文時(shí)，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒(méi)有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負責人批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，文秘部門(mén)要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。
 

第七章 公文歸檔
 

第三十八條 公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。

個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責過(guò)程中形成的公文，由其兼職機關(guān)整理（立卷）、歸檔。

第四十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關(guān)規定定期向檔案部門(mén)移交。

第四十三條 擬制、修改和簽批公文，書(shū)寫(xiě)及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
 

第八章 公文管理
 

第四十四條 公文由文秘部門(mén)或專(zhuān)職人員統一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷(xiāo)毀。

第四十五條 文秘部門(mén)應當建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度。

第四十六條 上級機關(guān)的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關(guān)經(jīng)負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時(shí)，應當注明翻印的機關(guān)、日期、份數和印發(fā)范圍。

第四十七條 公開(kāi)發(fā)布行政機關(guān)公文，必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時(shí)，應當加蓋復印機關(guān)證明章。

第四十九條 公文被撤銷(xiāo)，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負責人批準，可以銷(xiāo)毀。

第五十一條 銷(xiāo)毀秘密公文應當到指定場(chǎng)所由二人以上監銷(xiāo)，保證不丟失、不漏銷(xiāo)。其中，銷(xiāo)毀絕密公文（含密碼電報）應當進(jìn)行登記。

第五十二條 機關(guān)合并時(shí)，全部公文應當隨之合并管理。機關(guān)撤銷(xiāo)時(shí)，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規定移交檔案部門(mén)。

工作人員調離工作崗位時(shí)，應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規定移交、清退。

第五十三條 密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規定執行。
 

第九章 附  則
 

第五十四條 行政法規、規章方面的公文，依照有關(guān)規定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規定處理。

第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規定另行制定。統一規定發(fā)布之前，各級行政機關(guān)可以制定本機關(guān)或者本地區、本系統的試行規定。

第五十六條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應當進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規定另行制定。

第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》同時(shí)廢止。

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本文關(guān)鍵詞： 國發(fā), 國務(wù)院, 行政機關(guān), 公文, 處理, 辦法, 通知