《訪(fǎng)談在財務(wù)報表審計中的應用》福建省注冊會(huì )計師協(xié)會(huì )專(zhuān)家提示第24號

福建省注冊會(huì )計師協(xié)會(huì )專(zhuān)家提示第24號







訪(fǎng)談在財務(wù)報表審計中的應用

本專(zhuān)家提示由福建省注冊會(huì )計師協(xié)會(huì )起草，不能替代中國注冊會(huì )計師審計準則及其應用指南的相關(guān)要求，僅供注冊會(huì )計師在執業(yè)過(guò)程中參考。由于被審計單位的情況千差萬(wàn)別，專(zhuān)家提示亦并非對所有可能出現問(wèn)題的全面描述，其結論亦可能會(huì )因不同情況而有所改變，注冊會(huì )計師在使用時(shí)應當合理運用職業(yè)判斷。

在財務(wù)報表審計中，為獲取審計證據而實(shí)施的審計程序包括詢(xún)問(wèn)、檢查、觀(guān)察、函證、重新計算、重新執行和分析程序等。詢(xún)問(wèn)是指注冊會(huì )計師以書(shū)面或口頭方式，向被審計單位內部或外部的知情人員獲取財務(wù)信息和非財務(wù)信息，并對答復進(jìn)行評價(jià)的過(guò)程。

訪(fǎng)談是詢(xún)問(wèn)的重要方式，通常是以較正式的口頭方式進(jìn)行，廣泛應用于財務(wù)報表審計的整個(gè)過(guò)程中，其需要關(guān)注的重大事項可能涉及以下幾個(gè)方面。

一、訪(fǎng)談在財務(wù)報表審計中的主要應用情形

(一)初步業(yè)務(wù)活動(dòng)

訪(fǎng)談程序在初步業(yè)務(wù)活動(dòng)中主要運用于與被審計單位就審計的目的、雙方責任、時(shí)間安排等進(jìn)行的溝通，對被審計單位基本情況的了解及與前任注冊會(huì )計師進(jìn)行的溝通。

(二)風(fēng)險評估階段

在了解被審計單位及其環(huán)境、了解和評價(jià)被審計單位整體層面以及業(yè)務(wù)層面的內部控制過(guò)程中，注冊會(huì )計師可能需要對被審計單位的治理層、管理層、適當的內部審計人員(如有)和內部其他人員進(jìn)行訪(fǎng)談。需要特別注意的是業(yè)務(wù)層面的各個(gè)流程可能會(huì )涉及被審計單位的多個(gè)部門(mén)，訪(fǎng)談人員應當考慮被訪(fǎng)談對象的適當性。

(三)進(jìn)一步審計程序

訪(fǎng)談程序作為其他審計程序的補充，廣泛應用于進(jìn)一步審計程序中。

(四)其他事項

1.訴訟和索賠事項

為識別涉及被審計單位的可能導致重大錯報風(fēng)險的訴訟和索賠事項，注冊會(huì )計師可能需要對被審計單位的管理層和內部其他人員，包括對被審計單位內部法律顧問(wèn)進(jìn)行訪(fǎng)談。

2.關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易

為了解關(guān)聯(lián)方關(guān)系及其交易，注冊會(huì )計師可能需要對被審計單位的管理層進(jìn)行訪(fǎng)談。訪(fǎng)談的主要內容包括關(guān)聯(lián)方的名稱(chēng)和特征、被審計單位和關(guān)聯(lián)方之間關(guān)系的性質(zhì)及被審計單位在本期是否與關(guān)聯(lián)方發(fā)生交易，如發(fā)生，應了解交易的類(lèi)型、定價(jià)策略和目的。

3.持續經(jīng)營(yíng)能力

為了識別可能導致對被審計單位持續經(jīng)營(yíng)能力產(chǎn)生重大疑慮的事項或情況，注冊會(huì )計師可能需要對被審計單位的管理層進(jìn)行訪(fǎng)談。

4.期后事項(財務(wù)報表日至審計報告日之間發(fā)生的事項)

為了確保所有在財務(wù)報表日至審計報告日之間發(fā)生的、需要在財務(wù)報表中調整或披露的事項均已得到識別，注冊會(huì )計師可能需要對被審計單位的管理層和治理層(如適用)進(jìn)行訪(fǎng)談。

(五)集團財務(wù)報表審計的特殊考慮

在集團審計中，注冊會(huì )計師需要對組成部分財務(wù)信息實(shí)施審閱程序。注冊會(huì )計師可能需要通過(guò)訪(fǎng)談程序，獲取充分、適當的證據，作為得出審閱結論的基礎。

二、訪(fǎng)談前準備工作的注意事項

注冊會(huì )計師在訪(fǎng)談中需要以較短的時(shí)間全面獲取需要了解的被審計單位相關(guān)信息，這要求訪(fǎng)談前做好充分的準備工作。準備工作的注意事項主要有以下幾個(gè)方面：

(一)明確訪(fǎng)談目的

訪(fǎng)談作為詢(xún)問(wèn)程序的重要形式，需要在執行之前明確通過(guò)訪(fǎng)談要達到的目標或解決的問(wèn)題。

(二)選定并了解被訪(fǎng)談對象

被訪(fǎng)談對象是訪(fǎng)談信息的來(lái)源，因此注冊會(huì )計師需要根據訪(fǎng)談目的選定被訪(fǎng)談對象。例如注冊會(huì )計師想了解經(jīng)營(yíng)管理、重大方針計劃的制定或決策，就需要對一定級別以上的人員進(jìn)行訪(fǎng)談，如管理層、各部門(mén)負責人等;如果注冊會(huì )計師想了解具體業(yè)務(wù)的執行或操作等內容，那么對具體的經(jīng)辦人員進(jìn)行訪(fǎng)談可能更為恰當。此外，對于審計過(guò)程中需要訪(fǎng)談的重大事項，為了獲取審計線(xiàn)索或審計證據，可以對不同部門(mén)人員、不同層級人員針對同一事項進(jìn)行訪(fǎng)談。

選定被訪(fǎng)談對象后，注冊會(huì )計師可能需要從被審計單位的人力資源部門(mén)或其他同事等途徑了解被訪(fǎng)談對象教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷或工作業(yè)績(jì)等信息，這有利于在訪(fǎng)談時(shí)建立融洽的關(guān)系，使接下來(lái)的訪(fǎng)談更有效率。

(三)約定訪(fǎng)談的時(shí)間和地點(diǎn)

訪(fǎng)談是基于雙方自愿的基礎上進(jìn)行的面對面交談，因此訪(fǎng)談的時(shí)間和地點(diǎn)是需要與被訪(fǎng)談對象協(xié)商后確定的。一般來(lái)說(shuō)，在私密性強、不受干擾且比較熟悉的的訪(fǎng)談環(huán)境中，被訪(fǎng)談對象更愿意與訪(fǎng)談人員討論秘密或敏感的話(huà)題。因此，被審計單位的會(huì )議室或辦公室可能是合適的地點(diǎn)。

(四)確定訪(fǎng)談人員

在確認訪(fǎng)談人員時(shí)，一般應當安排兩名審計人員參加，其中一人作為主要提問(wèn)題的人，另一名審計人員則負責對訪(fǎng)談內容進(jìn)行記錄，并在必要時(shí)進(jìn)行補充提問(wèn)。但在進(jìn)行非重要事項的訪(fǎng)談時(shí)，僅安排一名審計人員進(jìn)行訪(fǎng)談也是恰當的。此外，需要注意的是，訪(fǎng)談人員的人數并非越多越好，較多的訪(fǎng)談人員會(huì )導致被訪(fǎng)談對象的緊張與不安，影響訪(fǎng)談效果。

(五)擬定訪(fǎng)談提綱

注冊會(huì )計師在擬定訪(fǎng)談提綱時(shí)，應當圍繞訪(fǎng)談目的，并根據被訪(fǎng)談對象、審計項目情況、涉及業(yè)務(wù)環(huán)節等方面進(jìn)行準備。為此可能需要獲取被審計單位的內部控制制度、業(yè)務(wù)流程圖、重要會(huì )議的會(huì )議紀要等資料，以充分了解被審計單位的經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)，以確認訪(fǎng)談的方向和重點(diǎn)，提高訪(fǎng)談的效率和效果。

訪(fǎng)談提綱的內容應當簡(jiǎn)明扼要，不帶有個(gè)人感情色彩，并提前發(fā)送給被審計單位和被訪(fǎng)談對象進(jìn)行準備。

此外，需要特別關(guān)注的是，在對信息化程度較高的被審計單位進(jìn)行訪(fǎng)談時(shí)應結合信息系統的運行邏輯設計訪(fǎng)談提綱，以使訪(fǎng)談取得更好的效果。

三、訪(fǎng)談過(guò)程中的注意事項

訪(fǎng)談是一種訪(fǎng)談人員與被訪(fǎng)談對象進(jìn)行面對面的交談，以了解有關(guān)情況、收集審計證據的審計程序。訪(fǎng)談過(guò)程中營(yíng)造的訪(fǎng)談氛圍、運用的訪(fǎng)談方法和訪(fǎng)談技巧對訪(fǎng)談目的實(shí)現有著(zhù)重大的影響。訪(fǎng)談過(guò)程中的注意事項主要有以下幾個(gè)方面：

(一)訪(fǎng)談氛圍

緊張或者不安的被訪(fǎng)談對象可能會(huì )對訪(fǎng)談內容有所保留。因此，訪(fǎng)談人員在訪(fǎng)談時(shí)要營(yíng)造一種輕松融洽的氛圍，并嘗試建立信任關(guān)系，使被訪(fǎng)談對象愿意分享更多的信息。

訪(fǎng)談人員在營(yíng)造輕松融洽的訪(fǎng)談氛圍時(shí)，除了按照商務(wù)禮儀給予被訪(fǎng)談對象尊重之外，還需要在正式訪(fǎng)談前與被訪(fǎng)談對象就其感興趣的內容進(jìn)行交流。此外，訪(fǎng)談人員在安排訪(fǎng)談雙方座位時(shí)應當避免給被訪(fǎng)談對象造成審訊、質(zhì)詢(xún)等對立的心理感受，如安排訪(fǎng)談人員與被訪(fǎng)談對象在長(cháng)會(huì )議桌的兩邊分別落座。

(二)訪(fǎng)談方法和技巧

訪(fǎng)談人員在運用訪(fǎng)談方法和訪(fǎng)談技巧向被訪(fǎng)談對象訪(fǎng)談以獲取有效的信息時(shí)，需要注意的事項主要有以下幾個(gè)方面：

1.提問(wèn)

提問(wèn)是訪(fǎng)談過(guò)程中的重要環(huán)節，訪(fǎng)談人員需要注意的事項主要包括：提問(wèn)的方式盡量使用開(kāi)放式的問(wèn)題進(jìn)行，并可以對被訪(fǎng)談對象的反饋進(jìn)行跟進(jìn)提問(wèn)，避免因采用封閉式問(wèn)題提問(wèn)，難以獲得足夠的訪(fǎng)談信息;訪(fǎng)談的問(wèn)題應當簡(jiǎn)明扼要，通俗易懂，不應按照訪(fǎng)談提綱生搬硬套;訪(fǎng)談的問(wèn)題應當先易后難，層層遞進(jìn)，具有邏輯性，不應漫無(wú)邊際地提問(wèn)。

2.傾聽(tīng)

傾聽(tīng)是訪(fǎng)談過(guò)程中獲取信息的主要方式，訪(fǎng)談人員需要注意的事項主要包括：傾聽(tīng)的過(guò)程中用肢體語(yǔ)言或眼神向被訪(fǎng)談對象傳遞積極的信息，鼓勵其提供有價(jià)值的信息，如保持適當的眼神交流、保持適當的安靜、身體前傾做坦誠狀等;傾聽(tīng)的過(guò)程中不輕易打斷被訪(fǎng)談對象的談話(huà)，確保其提供完整的信息;關(guān)注被訪(fǎng)談對象所傳達的與問(wèn)題無(wú)關(guān)的信息，該信息可能比訪(fǎng)談人員所尋找的信息更重要。

3.記錄

訪(fǎng)談人員在訪(fǎng)談過(guò)程中可能無(wú)法完整記錄訪(fǎng)談的內容，這時(shí)可以采用記關(guān)鍵字的形式，并對重點(diǎn)關(guān)注的內容進(jìn)行標記，以便訪(fǎng)談結束后進(jìn)行整理。訪(fǎng)談的記錄可以采用電子文檔或紙質(zhì)文件的方式進(jìn)行，必要時(shí)可以對訪(fǎng)談過(guò)程進(jìn)行錄音。但是，對訪(fǎng)談過(guò)程的錄音可能會(huì )造成被訪(fǎng)談對象未能提供完整的信息。如涉及錄音，訪(fǎng)談人員應向被訪(fǎng)談對象說(shuō)明會(huì )有錄音安排及其用途，并取得對方同意，避免因被訪(fǎng)談對象不同意訪(fǎng)談人的錄音安排影響整個(gè)訪(fǎng)談工作。

4.控制過(guò)程

訪(fǎng)談過(guò)程控制的原則是訪(fǎng)談內容要始終圍繞訪(fǎng)談目的進(jìn)行，對無(wú)關(guān)話(huà)題及時(shí)結束或轉移。此外，訪(fǎng)談人員應當為訪(fǎng)談設定時(shí)間限制，并在信息量較大時(shí)注意時(shí)間效率。

5.信息確認

在訪(fǎng)談即將結束時(shí)，訪(fǎng)談人員應當和被訪(fǎng)談對象確認訪(fǎng)談的主要內容，以保證訪(fǎng)談內容的記錄不存在對被訪(fǎng)談對象提供信息的重大誤解或遺漏。

6.結束

訪(fǎng)談結束時(shí)，訪(fǎng)談人應當向被訪(fǎng)談對象表示感謝并獲取其聯(lián)系方式，以便在訪(fǎng)談后需要進(jìn)一步獲取信息或重要資料時(shí)可以及時(shí)溝通。

四、訪(fǎng)談結束后的注意事項

訪(fǎng)談結束后，訪(fǎng)談人員應當及時(shí)對訪(fǎng)談過(guò)程進(jìn)行回顧，確保訪(fǎng)談信息的完整準確，并梳理和跟進(jìn)訪(fǎng)談中獲取的重要信息和線(xiàn)索，該環(huán)節需要注意事項可能涉及以下幾個(gè)方面。

(一)整理訪(fǎng)談?dòng)涗?br />
訪(fǎng)談結束后，訪(fǎng)談人員應當立即整理訪(fǎng)談?dòng)涗洸⒄埍辉L(fǎng)談對象逐頁(yè)簽字確認，避免因為時(shí)間較長(cháng)無(wú)法還原完整的訪(fǎng)談內容。

(二)獲取訪(fǎng)談中所提及的重要資料

訪(fǎng)談過(guò)程中，被訪(fǎng)談對象可能提及或引用了某些重要資料，訪(fǎng)談人員應當在訪(fǎng)談結束后獲取該項重要資料進(jìn)行核實(shí)。

(三)分析訪(fǎng)談內容

訪(fǎng)談人員應當對訪(fǎng)談內容進(jìn)行分析，對于訪(fǎng)談中獲取的以前尚未知悉的信息或佐證證據以及與已獲取的其他信息存在重大差異的信息需要進(jìn)一步核實(shí)。在某些情況下，訪(fǎng)談的結果可能為注冊會(huì )計師修改審計程序或實(shí)施追加的審計程序提供了基礎。

(四)形成審計工作底稿

訪(fǎng)談人員應當根據《中國注冊會(huì )計師審計準則第1131號-審計工作底稿》等相關(guān)審計準則及其應用指南的要求將訪(fǎng)談?dòng)涗浐瞳@取的重要資料形成完整的審計工作底稿。

五、非現場(chǎng)審計下訪(fǎng)談的特殊考慮

2020年全球蔓延的新冠肺炎疫情對審計工作產(chǎn)生了重大的影響，包括訪(fǎng)談在內的部分審計程序可能需要采用非現場(chǎng)審計方式完成。

在非現場(chǎng)審計中的訪(fǎng)談可以采用電話(huà)、即時(shí)通訊工具(如微信)、電子郵件、傳真等方式，但需核實(shí)被訪(fǎng)談對象的真實(shí)性(如核對身份證信息)，且最終應當獲取被訪(fǎng)談單位及相關(guān)人員簽字并加蓋公章的聲明、溝通函等紙質(zhì)書(shū)面文檔(通過(guò)快遞獲取原件)作為審計證據形成工作底稿。除作為結論的支持性證據外，訪(fǎng)談過(guò)程(包括錄音、錄屏等)應當保留至獲取紙質(zhì)書(shū)面文檔時(shí)。電子文件(包括錄音、錄屏等)如作為審計結論的支持性證據應保存于事務(wù)所指定位置，并在底稿中進(jìn)行記錄。

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