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《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》
廳字〔2009〕39號 2009年12月8日
《電子文件管理暫行辦法》已經(jīng)黨中央、國務(wù)院領(lǐng)導同志同意，現印發(fā)給你們,請遵照執行。
第一章 總 則
第一條 為規范電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全， 保存國家歷史記錄，促進(jìn)信息資源開(kāi)發(fā)利用,推動(dòng)國家信息化健康發(fā)展，按照國 家有關(guān)法律法規，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)電子文件，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在 處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。
第三條 電子文件管理應當遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規 律，堅持下列基本原則：
（一）統一管理。對電子文件管理工作實(shí)行統籌規劃，統一管理制度，對具 有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。
（二）全程管理。對電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷(xiāo)毀等實(shí)行全 過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。
（三）規范標準。制定統一標準和規范，對電子文件實(shí)行規范化管理。
（四）便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，對有價(jià)值的電子文件提 供分層次、分類(lèi)別共享應用。
（五）安全保密。按照國家有關(guān)法律法規和規范標準的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。
第二章 電子文件管理機構及職責
第四條 建立國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì )議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國務(wù)院辦公廳、國家發(fā)展和改革委員會(huì )、工業(yè)和信息化部、財政部、國家檔案 局、國家保密局、國家密碼管理局、國家標準化管理委員會(huì )等相關(guān)部門(mén)為成員單位，負責組織協(xié)調全國電子文件管理工作。國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì )議的主要職責是：
（一）負責統籌規劃和組織協(xié)調全國電子文件管理工作；
（二）研究制定電子文件管理方針政策；
（三）審定電子文件管理規章制度、重要規劃、重大項目方案；
（四）組織起草相關(guān)標準；
（五）研究解決全國電子文件管理中的其他重大問(wèn)題。
第五條 國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì )議日常工作由中共中央辦公廳承擔。
第六條 縣以上黨委、政府要結合實(shí)際,明確負責電子文件管理的部門(mén)，承擔本地區電子文件管理工作的組織協(xié)調和監督檢查3
第七條 各有關(guān)部門(mén)應當為電子文件管理提供必要的保障措施。
各級信息化行政管理部門(mén)應當將電子文件管理工作納入信息化發(fā)展規劃，為電子文件管理工作提供信息化保障。各級發(fā)展改革、機構編制等部門(mén)負責為 電子文件管理工作提供政策保障。各級財政部門(mén)應當為電子文件管理工作提 供資金保障。
第八條 電子文件形成單位應當對本單位電子文件管理工作進(jìn)行統籌規 劃，建立管理制度，明確管理職責，規范工作流程，落實(shí)保障措施。
各單位文秘和業(yè)務(wù)部門(mén)負責電子文件日常處理；檔案部門(mén)負責歸檔電子文 件管理；信息化部門(mén)負責為電子文件管理提供信息化支持；保密部門(mén)負責涉密 電子文件的保密監督管理。
第九條 各級國家綜合檔案館負責接收和保管本館接收范圍內各單位形 成的具有永久保存價(jià)值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應當根據國家 災害備份的要求，建立本級電子文件備份中心或者異地備份庫。
第三章 電子文件的形成與辦理
第十條 電子文件形成單位在建立和完善信息系統時(shí)，應當組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門(mén)提出電子文件管理的功能需求。
第十一條 電子文件在形成和辦理過(guò)程中，應當具備國家法律法規規定的 原件形式，并符合下列要求：
（一）能夠有效表現所載內容并可供調取查用；
（二）能夠保證電子文件及其元數據自形成起完整無(wú)缺、來(lái)源可靠，未被非 法更改；
（三）在信息交換、存儲和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內容真實(shí)、完整。
涉密電子文件的原件形式應當符合國家有關(guān)保密法律法規的規定。
第十二條 電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長(cháng)期有效讀取。
第十三條 電子文件形成單位應當對電子文件形成的過(guò)程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規定。
第十四條 在電子文件傳輸、交換時(shí),應當遵循相關(guān)要求,對傳輸、交換過(guò)程予以記錄。
第四章 電子文件的歸檔與移交
第十五條 電子文件形成單位應當根據國家有關(guān)規定明確電子文件歸檔 范圍和保管期限，并對具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，由本單位檔案 部門(mén)負責管理。
第十六條 電子文件歸檔應當符合下列要求：
（一）電子文件應當在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔,定期歸檔應在第二年6月底前完成；
（二）歸檔電子文件的保管期限劃分準確；
（三）電子文件及其元數據應當同時(shí)歸檔；
（四）電子文件歸檔時(shí)，應當進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的鑒定、檢測，并由相關(guān)責任人確認；
（五）電子文件應當以國家規定的標準存儲格式進(jìn)行歸檔，屬于國家秘密的電子文件應當使用專(zhuān)用保密存儲介質(zhì)存儲，并按保密規定辦理歸檔手續；
（六）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應當轉換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔。
第十七條 歸檔電子文件應當按照相關(guān)管理要求進(jìn)行分類(lèi)和整理。
第十八條 屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子文件，應當按照規定時(shí)限向同級國家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應當按照其要求進(jìn)行移交。
第五章 電子文件的保管與利用
第十九條 電子文件形成單位和各級國家綜合檔案館應當配備電子文件 管理、利用的設施設備。
第二十條 電子文件保管應當符合下列要求：
（一）按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定 建立電子文件管理系統和信息內容安全保密防護體系，執行嚴格的安全保密管 理制度；
（二）定期對電子文件的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現問(wèn) 題及時(shí)處理；
（三）電子文件運行的軟硬件環(huán)境、存儲載體等發(fā)生變化時(shí)，應當將其及時(shí) 遷移、轉換；
（四）電子文件應當實(shí)行備份制度；
（五）根據電子文件不同載體保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。
第二十一條 反映電子文件保管、利用過(guò)程的相關(guān)信息應當記錄和保存。
第二十二條 加強電子文件利用基礎設施建設，建立健全相關(guān)制度,采取 有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規定的時(shí)間、地域、機構、人員范圍內得到方便快捷的利用。
第二十三條 屬于信息公開(kāi)范圍的電子文件的利用，應當按照國家有關(guān)規定執行；不屬于信息公開(kāi)范圍的電子文件，按照國家有關(guān)檔案、保密、信息安全、 知識產(chǎn)權保護等方面法律法規的要求，可在規定范圍內提供利用。
第二十四條 應當為利用者提供真實(shí)、可靠的電子文件，并采取有效措施 確保電子文件不受損害。
第二十五條 電子文件的銷(xiāo)毀應當履行有關(guān)審批手續;涉密電子文件的銷(xiāo)毀應當按照國家保密法律法規的規定處理。
第六章 獎勵與懲處
第二十六條 負責電子文件管理的部門(mén)和電子文件形成單位對在電子文件管理工作中取得突出成績(jì)的單位或者個(gè)人，應當給予表彰或者獎勵。
第二十七條 有下列情形之一的，由縣級以上負責電子文件管理的部門(mén)責令限期整改;情節嚴重的，由有關(guān)主管部門(mén)對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員按照有關(guān)規定給予相應的處分：
（一）電子文件管理不符合真實(shí)、完整、可用和安全保密要求的；
（二）不按照規定移交或者接收電子文件的；
（三）不按照規定提供電子文件的；
（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；
（五）擅自提供、復制、公布、銷(xiāo)毀電子文件的；
（六）擅自出賣(mài)電子文件的；
（七）玩忽職守,造成電子文件損失的。
有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責任。
第七章 附 則
第二十八條 本辦法所稱(chēng)元數據，是指描述電子文件內容、結構、背景和管理過(guò)程的數據。
第二十九條 軍隊系統的電子文件管理參照本辦法執行。
第三十條 本辦法由中共中央辦公廳負責解釋。
第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
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