財會(huì )〔2016〕1號 財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》的通知

財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》的通知

財會(huì )〔2016〕1號                 2016-01-11

 

各省、自治區、直轄市財政廳（局）、檔案局，深圳市財政委員會(huì )、檔案局：
 
為規范會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會(huì )計師法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及有關(guān)規定，財政部、國家檔案局制定了《會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》，現予印發(fā)，自2016年7月1日起施行。
 

 

財政部

國家檔案局

2016年1月11日

 

會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理辦法
 

第一章  總  則
 

第一條  為規范會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會(huì )計師法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及有關(guān)規定，制定本辦法。

第二條  在中華人民共和國境內依法設立的會(huì )計師事務(wù)所管理審計檔案，適用本辦法。

第三條  本辦法所稱(chēng)審計檔案，是指會(huì )計師事務(wù)所按照法律法規和執業(yè)準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價(jià)值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。

第四條  審計檔案應當由會(huì )計師事務(wù)所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。

第五條  會(huì )計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領(lǐng)導責任。

會(huì )計師事務(wù)所應當明確一名負責人（合伙人、股東等）分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。

會(huì )計師事務(wù)所應當設立專(zhuān)門(mén)崗位或指定專(zhuān)人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業(yè)務(wù)培訓，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)技能。

第六條  會(huì )計師事務(wù)所應當結合自身經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術(shù)和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。

會(huì )計師事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務(wù)的，應當嚴格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關(guān)規定。
 

第二章  歸檔、保管與利用
 

第七條  會(huì )計師事務(wù)所從業(yè)人員應當按照法律法規和執業(yè)準則的要求，及時(shí)將審計業(yè)務(wù)資料按審計項目整理立卷。

審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時(shí)進(jìn)行檢查、分類(lèi)、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。

第八條  會(huì )計師事務(wù)所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計檔案。按照法律法規和執業(yè)準則規定可以對審計檔案作出變動(dòng)的，應當履行必要的程序，并保持完整的變動(dòng)記錄。

第九條  會(huì )計師事務(wù)所自行保管審計檔案的，應當配置專(zhuān)用、安全的審計檔案保管場(chǎng)所，并配備必要的設施和設備。

會(huì )計師事務(wù)所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設立、管理規范的檔案中介服務(wù)機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)中介機構）代為保管。

第十條  會(huì )計師事務(wù)所應當按照法律法規和執業(yè)準則的規定，結合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風(fēng)險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。

第十一條  審計檔案管理人員應當定期對審計檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現損毀、遺失等異常情況，應當及時(shí)向分管負責人或經(jīng)其授權的其他人員報告并采取相應的補救措施。

第十二條  會(huì )計師事務(wù)所應當嚴格執行審計檔案利用制度，規范審計檔案查閱、復制、借出等環(huán)節的工作。

第十三條  會(huì )計師事務(wù)所對審計檔案負有保密義務(wù)，一般不得對外提供；確需對外提供且符合法律法規和執業(yè)準則規定的，應當嚴格按照規定辦理相關(guān)手續。手續不健全的，會(huì )計師事務(wù)所有權不予提供。
 

第三章  權屬與處置
 

第十四條  審計檔案所有權歸屬會(huì )計師事務(wù)所并由其依法實(shí)施管理。

第十五條  會(huì )計師事務(wù)所合并的，合并各方的審計檔案應當由合并后的會(huì )計師事務(wù)所統一管理。

第十六條  會(huì )計師事務(wù)所分立后原會(huì )計師事務(wù)所存續的，在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續方統一管理。

會(huì )計師事務(wù)所分立后原會(huì )計師事務(wù)所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應當根據分立協(xié)議，由分立后的會(huì )計師事務(wù)所分別管理，或由其中一方統一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

第十七條  會(huì )計師事務(wù)所因解散、依法被撤銷(xiāo)、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

第十八條  會(huì )計師事務(wù)所分所終止的，應當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

第十九條  會(huì )計師事務(wù)所交回執業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續的，應當在交回執業(yè)證書(shū)之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

第二十條  有限責任制會(huì )計師事務(wù)所及其分所因組織形式轉制而注銷(xiāo)，并新設合伙制會(huì )計師事務(wù)所及分所的，轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會(huì )計師事務(wù)所及分所分別管理。

第二十一條  會(huì )計師事務(wù)所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的，應當簽訂書(shū)面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關(guān)權利義務(wù)。  

第二十二條  會(huì )計師事務(wù)所及分所終止或會(huì )計師事務(wù)所交回執業(yè)證書(shū)但法律實(shí)體存續的，應當在交回執業(yè)證書(shū)時(shí)將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門(mén)備案。委托中介機構代為保管審計檔案的，應當提交書(shū)面委托協(xié)議復印件。
 

第四章  鑒定與銷(xiāo)毀
 

第二十三條  會(huì )計師事務(wù)所檔案部門(mén)或檔案工作人員所屬部門(mén)（以下統稱(chēng)檔案管理部門(mén)）應當定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同開(kāi)展對保管期滿(mǎn)的審計檔案的鑒定工作。

經(jīng)鑒定后，確需繼續保存的審計檔案應重新確定保管期限；不再具有保存價(jià)值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應當登記造冊，經(jīng)會(huì )計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷(xiāo)毀。

第二十四條  會(huì )計師事務(wù)所銷(xiāo)毀審計檔案，應當由會(huì )計師事務(wù)所檔案管理部門(mén)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)共同派員監銷(xiāo)。銷(xiāo)毀電子審計檔案的，會(huì )計師事務(wù)所信息化管理部門(mén)應當派員監銷(xiāo)。

第二十五條  審計檔案銷(xiāo)毀決議或類(lèi)似決議、審批文書(shū)和銷(xiāo)毀清冊（含銷(xiāo)毀人、監銷(xiāo)人簽名等）應當長(cháng)期保存。
 

第五章  信息化管理
 

第二十六條  會(huì )計師事務(wù)所應當加強信息化建設，充分運用現代信息技術(shù)手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。

第二十七條  會(huì )計師事務(wù)所對執業(yè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的電子審計業(yè)務(wù)資料，應當采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。

第二十八條  會(huì )計師事務(wù)所應當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測試、檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
 

第六章  監督管理
 

第二十九條  會(huì )計師事務(wù)所從業(yè)人員轉所執業(yè)的，離所前應當辦理完結審計業(yè)務(wù)資料交接手續，不得將屬于原所的審計業(yè)務(wù)資料帶至新所。

禁止會(huì )計師事務(wù)所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個(gè)人將審計檔案據為己有或委托個(gè)人私存審計檔案。

第三十條  會(huì )計師事務(wù)所違反本辦法規定的，由省級以上財政部門(mén)責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門(mén)予以通報、列為重點(diǎn)監管對象或依法采取其他行政監管措施。

會(huì )計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規定的，由保密行政管理部門(mén)或檔案行政管理部門(mén)分別依法處理。
 

第七章  附  則
 

第三十一條  會(huì )計師事務(wù)所從事審閱業(yè)務(wù)和其他鑒證業(yè)務(wù)形成的業(yè)務(wù)檔案參照本辦法執行。有關(guān)法律法規另有規定的，從其規定。

第三十二條  本辦法自2016年7月1日起施行。

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