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水利部國家檔案局關(guān)于印發(fā)水利檔案工作規定的通知
水辦〔2020〕195號
水利部直屬各單位，各省、自治區、直轄市水利（水務(wù)）廳（局）、檔案局，各計劃單列市水利（水務(wù)）局、檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團水利局、檔案局：
現將《水利檔案工作規定》印發(fā)給你們，請結合實(shí)際認真貫徹落實(shí)。
水利部
國家檔案局
2020年9月11日
第一章 總 則
第一條 為了加強水利檔案工作，推進(jìn)水利檔案科學(xué)、規范管理，豐富水利檔案資源，充分發(fā)揮檔案在貫徹落實(shí)水利改革發(fā)展總基調中的作用，推進(jìn)水利治理體系和治理能力現代化，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案管理規定》等法律法規，結合水利檔案工作實(shí)際，制定本規定。
第二條 水利檔案是指水利系統各單位在從事水利工作及相關(guān)活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。
第三條 水利部機關(guān)、直屬單位和地方水利部門(mén)（以下統稱(chēng)各單位）應當建立檔案工作責任制，健全檔案管理制度，加強檔案宣傳教育，依法開(kāi)展水利檔案工作。
第四條 各單位應將水利檔案工作列入單位發(fā)展規劃、工作計劃和考核體系，檔案工作經(jīng)費應列入單位年度預算，為檔案的保管保護、規范管理和開(kāi)發(fā)利用提供保障。
第五條 水利檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于利用和開(kāi)發(fā)。
第二章 檔案機構、職責和人員
第六條 水利部依法制定水利檔案工作發(fā)展規劃和制度、標準，在職責范圍內指導水利系統檔案工作。水利部辦公廳負責具體業(yè)務(wù)工作，履行水利部機關(guān)檔案管理職能。
第七條 各單位應當確定檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)（以下統稱(chēng)檔案管理部門(mén)），負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實(shí)行監督和指導。
第八條 流域管理機構檔案館負責本流域管理機構機關(guān)以及所屬單位應進(jìn)館檔案的接收、管理和提供利用等工作，業(yè)務(wù)上接受流域管理機構檔案管理部門(mén)指導。
第九條 各單位檔案管理部門(mén)的基本任務(wù)是：
（一）貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全本單位檔案工作制度；
（二）監督、指導本單位各種文件材料的形成、整理、歸檔以及所屬單位的檔案工作；
（三）集中統一管理本單位全部檔案并提供利用，按照有關(guān)規定定期移交檔案；
（四）負責水利工程建設項目檔案的監督、指導，并按規定組織開(kāi)展檔案驗收；
（五）負責檔案信息化建設工作，統籌推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理；
（六）組織檔案業(yè)務(wù)交流和培訓，開(kāi)展檔案工作宣傳、教育活動(dòng)等。
第十條 各單位應當建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò )，檔案管理部門(mén)應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，承擔本單位檔案業(yè)務(wù)工作；內設機構應當指定人員承擔本部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。
第十一條 檔案工作人員應為正式在編人員，且政治可靠、忠于職守、遵紀守法，具備檔案管理、信息管理等相應的專(zhuān)業(yè)知識與技能，其中檔案專(zhuān)業(yè)人員可以按照國家有關(guān)規定評定專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)。
第十二條 檔案工作人員應保持相對穩定。調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的調離應當按照有關(guān)保密法律法規執行。
第三章 檔案基礎設施
第十三條 各單位應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，可根據工作需要設置檔案數字化用房、展覽用房、服務(wù)器機房等，各類(lèi)用房面積應滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展和發(fā)展的需要，宜集中布置、自成一區。
第十四條 各單位檔案保管條件應符合國家規范要求。檔案庫房應當根據需要配備密閉五節柜、密集架、防磁柜等檔案裝具，配備溫濕度監測調控等設備，安裝全封閉防火防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施；應當配備消防系統，并根據檔案載體選擇潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。
第十五條 各單位應當按照檔案信息化要求，建設和配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。檔案整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當安裝視頻監控設備。
第四章 檔案收集、整理和歸檔
第十六條 水利檔案包括：
（一）文書(shū)、科技（科研、基建、設備）、人事、會(huì )計檔案；
（二）履行水利行業(yè)特有職責形成的專(zhuān)業(yè)檔案；
（三）照片、錄音、錄像等音像檔案；
（四）業(yè)務(wù)數據、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案；
（五）印章、題詞、獎牌、獎杯、獎?wù)?、證書(shū)、錦旗、公務(wù)禮品等實(shí)物檔案；
（六）其他檔案。前款（一）（二）（三）項包含傳統載體檔案和電子檔案兩種形式。
第十七條 各單位應當按照國家對各門(mén)類(lèi)檔案收集范圍的相關(guān)規定，編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。水利部機關(guān)、地方水行政主管部門(mén)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)同級檔案主管部門(mén)審查同意后施行；水利部直屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)水利部審查同意后施行。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應當全面、系統反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。
第十八條 各單位文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔范圍及時(shí)收集應歸檔的文件材料，歸檔文件材料應為原件，應當真實(shí)、準確、系統，組件齊全、內容完整。
第十九條 檔案整理應遵循文件材料的形成規律，保持文件材料的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用。各門(mén)類(lèi)檔案的整理方法按照有關(guān)規范執行。
第二十條 各單位檔案經(jīng)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理完畢后，應當在第二年６月底前向本單位檔案管理部門(mén)歸檔，集中管理；歸檔時(shí)間有特殊規定的，從其規定。歸檔時(shí)交接雙方根據歸檔目錄清點(diǎn)核對，并履行交接手續。流域管理機構建立檔案館的，流域管理機構機關(guān)應當按照要求向檔案館歸檔、移交，所屬單位應當按照規定定期向檔案館移交檔案。任何部門(mén)和人員不得將應歸檔文件材料拒絕歸檔或據為己有。
第二十一條 涉及國家秘密的檔案的管理和利用，密級的變更和解密，應當依照有關(guān)保守國家秘密的法律、行政法規規定辦理。
第二十二條 各單位應當按照國家規定定期向同級綜合檔案館移交檔案，并做好移交檔案的密級變更或解除工作，提出劃控與開(kāi)放意見(jiàn)。涉及機關(guān)發(fā)生機構變動(dòng)或者撤銷(xiāo)、合并等情形的，檔案移交按照有關(guān)規定進(jìn)行。
第五章 檔案保管、鑒定和利用
第二十三條 各單位檔案管理部門(mén)應當根據檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)行存儲和保管，定期清點(diǎn)檔案數量，檢查檔案保管狀況，做好檔案防火、防盜、防紫外線(xiàn)、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。
第二十四條 各單位應當為檔案工作人員配備必要的勞動(dòng)保護用品，避免檔案管理過(guò)程中有毒有害物質(zhì)損害健康。
第二十五條 各單位應當建立健全檔案安全工作機制，制定檔案管理應急預案并定期組織演練，以應對突發(fā)事件和自然災害。
第二十六條 各單位應當定期對已達到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定處置，并形成鑒定工作報告。檔案的鑒定、銷(xiāo)毀必須按國家有關(guān)規定進(jìn)行，嚴禁擅自處置檔案。檔案銷(xiāo)毀應當在指定場(chǎng)所進(jìn)行。涉密檔案的銷(xiāo)毀應當符合《國家秘密載體銷(xiāo)毀管理規定》。
第二十七條 各單位應當積極開(kāi)展檔案利用工作，建立健全檔案利用制度，推進(jìn)檔案信息開(kāi)發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記等方式，深度挖掘檔案信息資源，發(fā)揮檔案價(jià)值。全宗介紹、組織沿革等應當納入全宗卷管理。
第二十八條 各單位應當建立完善檔案統計工作機制，對所保管的檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設施設備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館情況、檔案鑒定銷(xiāo)毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況等定期統計并建立完備的臺賬。統計結果應當真實(shí)、準確、完整。
第六章 檔案信息化建設
第二十九條 各單位應當加強檔案信息化工作，將檔案信息化工作納入本單位電子政務(wù)和信息化總體規劃。檔案信息化工作應當與單位信息化建設協(xié)調配合，實(shí)現系統互聯(lián)互通，資源共享利用，并采取措施保障檔案信息安全。
第三十條 各單位可按照相關(guān)標準規范開(kāi)展數字檔案館（室）建設，統籌傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，不斷提升檔案信息化水平。
第三十一條 各單位應按照國家有關(guān)規定及《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894）等標準規范開(kāi)展電子文件歸檔與電子檔案管理工作，建立管理制度，配備軟硬件設施，完善電子檔案管理系統。電子檔案的文件格式和質(zhì)量應當符合標準要求，元數據應當齊全完整，滿(mǎn)足長(cháng)期保存和檔案館進(jìn)館要求。
第三十二條 各單位應積極推進(jìn)電子檔案管理系統建設，系統應當功能完善、適度前瞻，滿(mǎn)足電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性管理要求，與單位辦公系統、業(yè)務(wù)系統等相互銜接。
第三十三條 電子檔案應當來(lái)源可靠、程序規范、要素合規，應當采用多種方式備份，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄，確保檔案信息安全。流域管理機構檔案館可以對重要電子檔案進(jìn)行異地備份保管。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。
第三十四條 各單位應當建立檔案數字化常態(tài)機制，有序開(kāi)展檔案數字化工作。檔案數字化應當符合真實(shí)性管理要求，數字化過(guò)程的元數據應當收集齊全，數字復制件應當保持原貌并納入電子檔案管理系統統一管理。對已經(jīng)實(shí)現數字化的檔案原件應妥善保管。
第三十五條 涉密檔案進(jìn)行數字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規定。
第三十六條 各單位通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式實(shí)現檔案整理、數字化等輔助性工作的，應加強規范化管理，并按國家有關(guān)規定執行。
第七章 監督檢查
第三十七條 各單位下列檔案管理情況，依法接受檔案主管部門(mén)的監督檢查，并接受上級主管部門(mén)的監督指導：
（一）檔案工作責任制和管理制度落實(shí)情況；
（二）檔案庫房、設施、設備配置使用和維護情況；
（三）檔案工作人員管理情況；
（四）檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；
（五）檔案信息化建設和信息安全保障情況；
（六）對所屬單位的檔案工作監督和指導情況。
第三十八條 各單位對檔案檢查發(fā)現存在的問(wèn)題，應當及時(shí)整改；對檢查發(fā)現的檔案安全隱患，應當及時(shí)采取補救措施予以消除。
第三十九條 任何單位和個(gè)人對檔案違法行為，有權向檔案主管部門(mén)和有關(guān)機關(guān)舉報。
第八章 獎勵與處罰
第四十條 有下列情形之一的，由縣級以上檔案主管部門(mén)聯(lián)合水行政主管部門(mén)，或由本單位依據有關(guān)規定給予表彰獎勵。
（一）檔案的收集、整理、移交做出顯著(zhù)成績(jì)的；
（二）檔案保管、保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的；
（三）檔案利用、開(kāi)發(fā)取得突出效果的；
（四）同違反檔案法律、法規的行為作斗爭，表現突出的；
（五）從事專(zhuān)（兼）職檔案工作滿(mǎn)15年的。
第四十一條 對違反檔案法律法規有關(guān)規定的單位或個(gè)人，由縣級以上檔案主管部門(mén)或上級主管部門(mén)責令限期改正；情節嚴重的，對相關(guān)責任人員依法給予處分；涉嫌構成犯罪的，移送司法機關(guān)依法追究刑事責任。
第九章 附 則
第四十二條 人事檔案、會(huì )計檔案管理分別按照《干部人事檔案工作條例》《會(huì )計檔案管理辦法》執行。
第四十三條 本規定由水利部和國家檔案局負責解釋。
第四十四條 本規定自印發(fā)之日起施行，原《水利檔案工作規定》（水辦〔2003〕105號）同時(shí)廢止。
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