民辦發(fā)〔2012〕10號 關(guān)于印發(fā)《民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法》的通知

關(guān)于印發(fā)《民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法》的通知

民辦發(fā)〔2012〕10號

 

 

全國老齡辦、各直屬單位：

為了加強民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案管理工作，有效保護和利用民政科技信息資源，提高民政科技管理規范化水平，推動(dòng)民政科技工作發(fā)展，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《民政部國家科技項目管理暫行辦法》等有關(guān)規定，制定了《民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法》?，F印發(fā)給你們，請遵照執行。
 

 

二○一二年二月十六日
 

 

 

民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行辦法
 

 

 

第一章  總 則
 

第一條  為加強民政部科學(xué)技術(shù)研究檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案）管理工作，有效保護和利用民政科技信息資源，提高民政科技管理規范化水平，推動(dòng)民政科技工作發(fā)展，根據《中華人民共和國檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《民政部國家科技項目管理暫行辦法》等有關(guān)規定，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱(chēng)的科研檔案是指民政部直屬科研事業(yè)單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研單位）在科研課題（或者項目，下同）研究準備、研究實(shí)驗、鑒定驗收、獎勵申報、推廣應用等過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。

本辦法所稱(chēng)的科研課題包括國家科技計劃立項課題、部本級立項課題、科研單位自行研究課題，以及與相關(guān)部門(mén)、單位合作研發(fā)課題。

第三條  科研檔案是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的民政科技信息資源，堅持集中統一管理的原則。任何機構和個(gè)人不得將科研檔案據為己有或者拒絕歸檔。

第四條  科研檔案工作是科研活動(dòng)的重要內容,應當納入課題承擔單位科研計劃與規劃、科研規章制度、人員（包括科研、科研管理、兼職科研檔案管理等人員）職責范圍。下達科研任務(wù)應當與提出科研文件材料歸檔要求同步，檢查科研計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料積累形成情況同步，評審、鑒定、驗收科研成果與審查、鑒定、驗收科研檔案材料同步，上報登記、評審獎勵科技成果與出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步。

第五條  科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，部人事司負責科研檔案的宏觀(guān)管理，部檔案資料館負責科研檔案的業(yè)務(wù)指導，科研單位負責有關(guān)科研檔案具體歸檔與管理。
 

第二章  科研文件材料的形成和歸檔
 

第六條  各科研單位負責建立健全本單位科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每項科研活動(dòng)文件材料的完整、準確、系統。

第七條  科研課題承擔單位按照科研工作程序收集科研文件材料，包括下列內容：

（一）科研準備階段：科研立項建議，專(zhuān)家論證意見(jiàn)，課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)，開(kāi)題報告，調研報告，方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。

（二）研究實(shí)驗階段：各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗報告、計算材料、專(zhuān)利申請等有關(guān)文件材料，設計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等。

（三）鑒定驗收階段：工作總結、科研報告、論文、專(zhuān)著(zhù)，參與鑒定人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

（四）獎勵（成果）申報階段：獎勵（成果）申報材料以及審批材料,推廣應用的經(jīng)濟效益和社會(huì )效益證明材料等。

（五）推廣應用階段：推廣應用方案、總結，擴大生產(chǎn)的設計文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料、轉讓合同、用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。

各科研單位應當從實(shí)際出發(fā)，根據不同學(xué)科、不同類(lèi)型科研工作特點(diǎn)，制定本單位科研文件材料的具體歸檔范圍。獲得負成果或者因故中斷的科研課題的文件亦應歸檔。

第八條  科研文件材料應當按照以下要求形成：

（一）所有科研參與人員按照科研管理要求，及時(shí)編寫(xiě)有關(guān)文件，嚴格履行審批手續并簽章，保證文件形成時(shí)的齊全、完整、準確。

（二）歸檔范圍內的文件材料的載體和記錄材料應當符合耐久性要求。不能使用熱敏紙；不能使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫(xiě)紙等書(shū)寫(xiě)文件；計算機輸出文件必須使用優(yōu)質(zhì)色帶或者激光打??；電子文件載體（磁盤(pán)或者光盤(pán)）使用優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。

（三）歸檔范圍內的紙質(zhì)文件材料應當統一使用A4標準紙（圖紙除外）。

（四）底圖以張為單位單獨存放。

（五）對在裝訂線(xiàn)以外有字跡的文件材料或者破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的小字條等，應當進(jìn)行加邊、修補和裱糊；拆除長(cháng)期和永久性文件材料上的金屬物。

（六）圖紙按照A4規格疊成手風(fēng)琴式，圖名、圖簽折在外面。

（七）文中密不可分的插圖、照片應當貼入文字材料內；附圖冊、表冊、照片應當附在文字材料之后，共同組成保管單位。

（八）磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像帶、錄音帶等應當寫(xiě)清說(shuō)明詞，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等。

第九條  科研項目課題組是科研檔案的主要來(lái)源，具體承擔科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔。

（一）課題組負責人負責本課題科研檔案工作，從課題立項起，確定一名臨時(shí)兼職檔案員，具體負責收集、整理與保管科研過(guò)程中形成的全部文件材料。

（二）課題組成員在科研工作中按照歸檔要求，形成、積累和整理各種載體和形式的文件材料，并及時(shí)向本課題組兼職檔案員移交。

（三）課題組接受本單位和部科技管理部門(mén)對科研文件材料形成質(zhì)量和積累情況的監督檢查。在課題結題之前，兼職檔案員應當將已積累的全部材料送交本單位科研檔案管理人員審查合格后，方可申請課題驗收或者成果鑒定。

第十條  對已完成研究的課題，在申請成果驗收、科技獎勵、產(chǎn)品鑒定或者交付前，按照科研項目級別與類(lèi)別，由部科技管理部門(mén)和檔案部門(mén)或者本單位的科技管理機構和檔案機構組織人員對科研檔案材料進(jìn)行審查。沒(méi)有完整、準確、系統的科研文件材料的項目，不予通過(guò)。

第十一條  科研文件材料在項目結題或者產(chǎn)品交付后三個(gè)月內由兼職檔案員按照歸檔范圍整理、立卷后全部移交本單位的檔案機構；研究周期長(cháng)的課題，可以分階段歸檔。歸檔的科研文件材料應當是原件（定稿），根據需要可以復制若干份。

若干單位協(xié)作的科研課題按照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二十二條規定或者協(xié)議條款立卷歸檔。若確系涉及協(xié)作單位或者該單位科技人員的合法權益，應當在協(xié)議書(shū)或者委托書(shū)中明確科研文件材料的歸檔和歸屬。

第十二條  科研文件材料按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008)整理。

第十三條  科研檔案向檔案機構移交時(shí)，應當編制移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份存查。
 

第三章  科研檔案的管理
 

第十四條  科研檔案應當統一進(jìn)行分類(lèi)編號、編目、排架、保管、統計、鑒定、銷(xiāo)毀和提供利用。

第十五條  科研檔案應當有專(zhuān)用房間保管。帶密級的科研檔案按照有關(guān)保密規定進(jìn)行保管。存放檔案的房間，應當配備防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全設施。對破損的檔案，必須及時(shí)修復。

第十六條  科研單位應當按照有關(guān)規定對科研檔案劃分保管期限和密級，并定期組織專(zhuān)家和有關(guān)人員對科研檔案進(jìn)行鑒定。對保管期限變動(dòng)、密級調整和需要銷(xiāo)毀的檔案提出建議，報主管領(lǐng)導批準后實(shí)施。

第十七條  科研單位應當建立保密、利用、統計、更改等各項管理制度。單位撤銷(xiāo)、合并和科研人員調動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和科研文件材料的交接手續。

第十八條  部人事司和檔案資料館適時(shí)對科研檔案工作進(jìn)行檢查。檢查的內容包括：

（一）科研檔案組織領(lǐng)導、存放的庫房、設備和工作經(jīng)費等落實(shí)（保障）情況；

（二）科研檔案建檔、歸檔與保管情況；

（三）科研檔案管理制度建立和執行情況；

（四）科研檔案開(kāi)發(fā)利用情況。

第十九條  對科研檔案工作開(kāi)展較好的單位，應當給予表?yè)P或者獎勵；對科研檔案質(zhì)量未達到要求的，責令限期改進(jìn)；因檔案管理混亂而影響科研進(jìn)程、造成嚴重損失的，依照有關(guān)規定追究單位與責任人相應責任。

第二十條  對科研檔案管理中做出顯著(zhù)成績(jì)的人員，應當依照有關(guān)規定給予表彰和獎勵。對科研檔案管理失職，違反規定，造成泄密或者工作損失者，視其情節輕重，給予懲處。
 

第四章  科研檔案的開(kāi)發(fā)利用
 

第二十一條  各科研單位應當充分開(kāi)發(fā)、利用科研檔案資源，面向直屬機關(guān)、面向民政系統、面向社會(huì )提供檔案服務(wù)，為科技進(jìn)步、經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展做出應有貢獻。

第二十二條  科研單位檔案機構應當加強科研檔案的信息加工工作。編制必要的檢索工具，編撰簡(jiǎn)介、文摘、匯編、手冊、史料等。應當改進(jìn)服務(wù)方式，搞好咨詢(xún)服務(wù)工作。

第二十三條  對于重大項目、涉密、涉及知識產(chǎn)權的科研檔案，不得隨意借閱、復制。借閱檔案一般應當經(jīng)課題負責人同意。部外單位借閱檔案須經(jīng)部科技管理部門(mén)同意。
 

第五章  附 則
 

第二十四條  本辦法由部人事司、檔案資料館負責解釋。

第二十五條  部標準化工作檔案管理、非科研單位的科研檔案管理參照本辦法執行。

第二十六條  本辦法自公布之日起實(shí)施。

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本文關(guān)鍵詞： 民辦發(fā), 民政部, 科學(xué)技術(shù), 研究, 檔案, 管理, 暫行辦法, 通知