魯人社規〔2019〕2號《山東省人力資源社會(huì )保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》全文

山東省人力資源和社會(huì )保障廳關(guān)于印發(fā)山東省人力資源社會(huì )保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）的通知






魯人社規〔2019〕2號

各市人力資源社會(huì )保障局，省廳各處室、直屬單位：

現將《山東省人力資源社會(huì )保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請遵照執行。




 

山東省人力資源和社會(huì )保障廳

2019年1月17日

山東省人力資源社會(huì )保障業(yè)務(wù)電子檔案管理辦法（試行）

第一章  總  則

第一條  為規范電子檔案管理，明確電子檔案效力，為網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)提供支撐，制定本辦法。

第二條  本辦法適用于人力資源社會(huì )保障部門(mén)、申請人（含公民、法人、其他組織）在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理（涉密檔案除外）。

第三條  電子文件是指國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在履行其法定職責或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。

電子檔案是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第四條  人力資源社會(huì )保障部門(mén)按照規范形成的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

第五條  人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦理公民、法人和其他組織的申請事項時(shí)，可以通過(guò)電子檔案管理系統提取、確認的證明文件，不再另行要求申請人提供內容相同的證明文件。

第六條  通過(guò)電子檔案管理系統提取、確認的證明文件，視為符合法律、法規規定的要求。法律、法規、規章另有規定的除外。

第七條  電子文件歸檔和電子檔案管理工作分工如下:

（一）各級人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦公室負責制定電子文件歸檔與電子檔案管理制度，指導業(yè)務(wù)部門(mén)提出業(yè)務(wù)系統電子文件歸檔功能要求;負責電子檔案的保密管理，指導業(yè)務(wù)部門(mén)做好電子文件歸檔等工作；負責電子檔案歸檔和管理工作的督導檢查。

（二）各級人力資源社會(huì )保障部門(mén)業(yè)務(wù)處（科）室負責電子文件的收集、整理、著(zhù)錄、移交歸檔等工作，在同級人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦公室指導下做好電子檔案編目、管理等工作。

（三）各級人力資源社會(huì )保障部門(mén)信息化工作機構負責依據標準設立業(yè)務(wù)系統電子文件歸檔功能，負責電子檔案管理系統的建設與應用培訓，為電子檔案管理提供信息化支持。

第八條  電子文件歸檔與電子檔案實(shí)行全程、集中管理,執行規范的工作程序，采取必要的技術(shù)手段，對全過(guò)程實(shí)行監控，確保電子檔案的真實(shí)性、準確性、完整性與可用性。
 

第二章 電子文件的收集與整理

第九條  電子文件及其元數據的收集，應在業(yè)務(wù)系統辦理過(guò)程中完成。業(yè)務(wù)部門(mén)應當全面、完整地收集電子文件，電子文件內容信息與其形成時(shí)的內容信息保持一致。

電子文件元數據是指描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過(guò)程的數據，應與電子文件一并收集、歸檔。

第十條  電子文件應當按照以下要求進(jìn)行整理：

（一）在電子文件擬制、辦理或收集過(guò)程中完成分類(lèi)、排序、命名、期限、存儲等整理活動(dòng)。

（二）一般以“件”為管理單位整理電子文件，特殊情況下，也可根據實(shí)際以“卷”為管理單位進(jìn)行整理。

（三）電子文件的排序、分類(lèi)等執行紙質(zhì)文件歸檔整理有關(guān)政策規定。

（四）歸檔電子文件保管期限分為永久、定期30年或定期10年等，與對應歸檔的紙質(zhì)文件檔案保管期限一致。

第十一條  電子文件應當按照規則命名，命名規則應體現電子文件與相應元數據的關(guān)聯(lián)，具體要求如下：

（一）采用完整、準確的電子文件題名命名。

（二）應當與紙質(zhì)文件名稱(chēng)一致。
 

第三章 電子文件歸檔范圍

第十二條  電子文件歸檔范圍：

（一）反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各類(lèi)電子文件及其元數據。

（二）文書(shū)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等執行。

（三）照片、錄音、錄像等聲像類(lèi)電子文件歸檔范圍參照GB/T 11821，科技類(lèi)電子文件的歸檔范圍按照GB/T 1822-2008。

（四）各種專(zhuān)業(yè)類(lèi)電子文件歸檔范圍按照國家相關(guān)規定執行。

第十三條  文書(shū)類(lèi)電子文件中應歸檔的元數據按照DA/T 46-2009等標準執行，至少包括：

（一）題名、文件編號、責任者、日期、機構或問(wèn)題、保管期限、密級、格式信息、計算機文件名、計算機文件大小、文檔創(chuàng )建程序等文件實(shí)體元數據；

（二）記錄有關(guān)電子文件擬制、辦理活動(dòng)的業(yè)務(wù)行為、行為事件和機構人員名稱(chēng)等元數據，記錄內容包括：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、用印、核發(fā)等，收文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復等。
 

第四章 電子文件歸檔程序

第十四條  業(yè)務(wù)處（科）室在歸檔過(guò)程中完成電子文件及其元數據的清點(diǎn)、鑒定、填寫(xiě)電子文件歸檔登記表等歸檔工作。

第十五條  業(yè)務(wù)處（科）室根據同級人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦公室要求清點(diǎn)、核實(shí)電子文件的門(mén)類(lèi)、形成年度、保管期限、件數及其元數據數量等內容。

第十六條  業(yè)務(wù)處（科）室應對電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行鑒定。

第十七條  業(yè)務(wù)處（科）室將清點(diǎn)、鑒定合格的電子文件及其元數據導入電子檔案管理系統預歸檔庫，自動(dòng)采集電子文件結構元數據，通過(guò)計算機文件名建立電子文件與元數據的關(guān)聯(lián)，在管理電子文件及元數據過(guò)程中記錄登記行為，登記歸檔電子文件。

第十八條  各級人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦公室在業(yè)務(wù)處（科）室配合下依據清單、鑒定結果，按批次或歸檔年度填寫(xiě)電子文件歸檔登記表，完成電子文件的歸檔。
 

第五章 電子文件歸檔時(shí)間與歸檔方式

第十九條  業(yè)務(wù)處（科）室應及時(shí)將電子文件及元數據歸檔，按月、季或半年確定業(yè)務(wù)檔案歸檔周期，最長(cháng)不超過(guò)半年。

第二十條  電子文件及其元數據的歸檔應當基于安全的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境或專(zhuān)用離線(xiàn)存儲介質(zhì)，采用在線(xiàn)歸檔或離線(xiàn)歸檔方式，通過(guò)電子檔案管理系統客戶(hù)端或歸檔接口完成。

第二十一條  應結合業(yè)務(wù)系統、電子檔案管理系統運行網(wǎng)絡(luò )環(huán)境以及本單位實(shí)際，確定電子文件及其元數據歸檔接口并作出書(shū)面說(shuō)明。
 

第六章 電子檔案的編目

第二十二條  業(yè)務(wù)處（科）室應當對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步整理、審核編制檔號等編目活動(dòng)。

第二十三條  業(yè)務(wù)處（科）室應當采用文件級檔號或唯一標識符作為要素為電子檔案及其組件重命名，同時(shí)更新相應的計算機文件名元數據。

第二十四條  業(yè)務(wù)處（科）室應當將電子檔案及其元數據、紙質(zhì)檔案目錄數據歸入電子檔案管理系統正式庫，并分類(lèi)、有序地存儲電子檔案及其組件。

第二十五條  應對整理階段劃定的電子檔案保管期限與分類(lèi)結果進(jìn)行審核和確認，對不合理或不準確的應進(jìn)行修正。

第二十六條  應在整理審核基礎上，對電子檔案、紙質(zhì)檔案重新排序,并依據排序結果編制文件級檔號。
 

第七章 電子檔案的利用

第二十七條  電子檔案的提供利用應嚴格遵守國家相關(guān)保密規定。

第二十八條   根據工作崗位、職責等要求，在電子檔案管理系統為利用者設置相應的電子檔案利用權限，為相關(guān)業(yè)務(wù)系統設置電子檔案管理員。

第二十九條  利用者應在權限允許范圍內檢索、瀏覽、復制、下載電子檔案、電子檔案組件及其元數據。

第三十條  電子檔案及其元數據的離線(xiàn)存儲介質(zhì)不得外借，其使用應在檔案部門(mén)的監控范圍內。

第三十一條  對電子檔案采用在線(xiàn)方式提供利用時(shí)，應遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規定，從技術(shù)和管理兩方面采取嚴格的管理措施。
 

第八章 電子檔案的存儲與備份

第三十二條  應當為電子檔案及其元數據的安全存儲配置與電子檔案管理系統相適應的在線(xiàn)存儲設備。

第三十三條  電子檔案管理系統應當逐級建立文件夾，分門(mén)別類(lèi)、集中有序地存儲電子檔案及其組件，并在元數據中自動(dòng)記錄電子檔案在線(xiàn)存儲路徑。

第三十四條  在線(xiàn)存儲系統應實(shí)施容錯技術(shù)方案，定期掃描、診斷硬磁盤(pán)，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)處置。

第三十五條  結合單位電子檔案管理和信息化建設實(shí)際，在確保電子檔案真實(shí)、完整、可用和安全基礎上，實(shí)施電子檔案及其元數據、管理系統及其配置數據、日志數據等備份管理。
 

第九章 電子檔案的移交與銷(xiāo)毀

第三十六條  到期電子檔案移交前，應進(jìn)行解密審查。電子檔案的解密審查應由檔案部門(mén)、保密部門(mén)共同實(shí)施，必要時(shí)可協(xié)商相關(guān)職能部門(mén)。解密審查意見(jiàn)經(jīng)上級領(lǐng)導或主管部門(mén)審核、批準后方可實(shí)施。

第三十七條   保管期限為永久的電子檔案及其元數據自形成之日起5年內應向同級人力資源社會(huì )保障部門(mén)辦公室移交，移交工作按照《電子檔案移交與接收辦法》和辦公室的要求執行。

第三十八條   紙質(zhì)、銀鹽感光材料等各門(mén)類(lèi)傳統載體檔案應以數字副本及其目錄數據移交進(jìn)館，以確保移交年度內數字檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案數字化轉換應按照DA/T 31、ISO/TR 13028-2010以及辦公室的要求執行。

第三十九條   辦公室應根據本單位檔案保管期限表進(jìn)行電子檔案銷(xiāo)毀鑒定，提出被鑒定對象的續存或銷(xiāo)毀意見(jiàn)，必要時(shí)可與相關(guān)職能部門(mén)協(xié)商。銷(xiāo)毀鑒定意見(jiàn)經(jīng)上級領(lǐng)導或主管部門(mén)審核批準后實(shí)施。電子檔案的銷(xiāo)毀應參照國家關(guān)于檔案銷(xiāo)毀的有關(guān)規定與程序執行。

第四十條   應從在線(xiàn)存儲設備、異地容災備份系統中徹底刪除應銷(xiāo)毀電子檔案，電子檔案管理系統應在管理過(guò)程元數據、審計日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷(xiāo)毀活動(dòng),將被銷(xiāo)毀電子檔案的元數據移入銷(xiāo)毀數據庫。

第四十一條   應銷(xiāo)毀電子檔案的離線(xiàn)存儲介質(zhì)，應對其實(shí)施破壞性銷(xiāo)毀。實(shí)施銷(xiāo)毀前，應對備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線(xiàn)存儲介質(zhì)的轉換。

第四十二條   應填寫(xiě)電子檔案銷(xiāo)毀登記表并歸檔保存。
 

第十章  附  則

第四十三條  本辦法由山東省人力資源和社會(huì )保障廳負責解釋。

第四十四條  本辦法自2019年3月1日起施行，有效期至2021年2月28日。

本文鏈接：http://jumpstarthappiness.com/policy/60013.html

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