檔發(fā)〔2012〕7號《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》

《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》






檔發(fā)〔2012〕7號

各省、自治區、直轄市檔案局、館，各計劃單列市檔案局、館，新疆生產(chǎn)建設兵團檔案局、館，中央和國家機關(guān)各部委檔案部門(mén)，各中央企業(yè)檔案部門(mén)，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團體檔案部門(mén)，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：

《電子檔案移交與接收辦法》已經(jīng)國家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì )議第二次會(huì )議和國家檔案局局務(wù)會(huì )議審議通過(guò)，現印發(fā)給你們，請結合本地區、本部門(mén)的實(shí)際情況遵照執行。



 

國家檔案局

2012年8月29日

電子檔案移交與接收辦法

第一章  總    則

第一條  為規范電子檔案移交與接收工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，保存黨和國家歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，按照國家有關(guān)法律法規和相關(guān)規定，制定本辦法。

第二條  本辦法所稱(chēng)電子檔案，是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對國家和社會(huì )具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

第三條  移交與接收的電子檔案應當真實(shí)可靠、齊全完整和安全可用；涉密電子檔案的移交與接收應當符合國家有關(guān)保密安全的要求。

第四條  各級檔案行政管理部門(mén)負責對電子檔案的移交、接收工作進(jìn)行監督和指導。檔案移交單位和各級國家綜合檔案館應當切實(shí)履行電子檔案移交和接收職責。
 

第二章  電子檔案移交

第五條  屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子檔案，應當向同級國家綜合檔案館移交。

第六條  檔案移交單位一般自電子檔案形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長(cháng)移交時(shí)間。涉密電子檔案移交時(shí)間另行規定。

第七條  電子檔案移交的基本要求：

（一）元數據應當與電子檔案一起移交，一般采用基于XML的封裝方式組織檔案數據；

（二）電子檔案的文件格式按照國家有關(guān)規定執行；

（三）電子檔案有相應紙質(zhì)、縮微制品等載體的，應當在元數據中著(zhù)錄相關(guān)信息；

（四）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交；特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交；

（五）檔案移交單位應當將已移交的電子檔案在本單位至少保存5年。

第八條  電子檔案移交的主要流程是：組織和遷移轉換電子檔案數據、檢驗電子檔案數據、移交電子檔案數據等步驟。

第九條 電子檔案的移交可采用離線(xiàn)或在線(xiàn)方式進(jìn)行。

第十條  離線(xiàn)移交電子檔案應當滿(mǎn)足下列基本要求：

（一）移交單位一般采用光盤(pán)移交電子檔案，光盤(pán)應當符合歸檔要求；

（二）移交單位一般向同級國家綜合檔案館移交一套光盤(pán)，光盤(pán)應當單個(gè)裝盒；

（三）移交單位應當按照有關(guān)要求進(jìn)行光盤(pán)數據刻錄及檢測；

（四） 存儲電子檔案的載體和載體盒上應當分別標注反映其內容的標簽（標簽的標注方法見(jiàn)附件1）；

（五）移交載體內電子檔案的存儲結構見(jiàn)附件2。

第十一條  在線(xiàn)移交電子檔案的單位應當通過(guò)與管理要求相適應的網(wǎng)絡(luò )傳輸電子檔案，傳輸的數據應當包含符合要求的電子檔案及其元數據，數據結構一般為一張或多張光盤(pán)載體內電子檔案的存儲結構組合，單張光盤(pán)的數據量小于光盤(pán)的實(shí)際容量。

第十二條  檔案移交單位在向國家綜合檔案館移交電子檔案之前，應當對電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗，合格后方可移交。
 

第三章  電子檔案接收

第十三條  國家綜合檔案館應當建立電子檔案接收平臺，進(jìn)行電子檔案數據的接收、檢驗、遷移、轉換、存儲等工作。

第十四條  電子檔案接收的主要流程是：檢驗電子檔案數據、辦理交接手續、接收電子檔案數據、著(zhù)錄保存交接信息、遷移和轉換電子檔案數據、存儲電子檔案數據等步驟。

第十五條  國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案數據的準確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗，合格后方可接收。

第十六條  電子檔案檢驗合格后辦理交接手續，填寫(xiě)《電子檔案移交與接收登記表》（見(jiàn)附件3），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以電子簽名方式予以確認。

第十七條  國家綜合檔案館應當將電子檔案交接、遷移、轉換、存儲等信息補充到電子檔案元數據中。

第十八條   國家綜合檔案館應當對電子檔案數據遷移和轉換前后的一致性進(jìn)行校驗。

第十九條  國家綜合檔案館應當對接收的電子檔案載體保存5年以上。

第二十條  國家綜合檔案館對電子檔案載體應當按照DA/T 38《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應用規范》和DA/T 15《磁性載體檔案管理與保護規范》進(jìn)行管理。
 

第四章 附    則

第二十一條  本辦法適用于各級檔案移交單位和各級國家綜合檔案館，其他單位和檔案館可參照執行。

第二十二條  本辦法由國家檔案局負責解釋。

第二十三條  本辦法自發(fā)布之日起施行。



全文及附件下載：1-3

掃描二維碼 關(guān)注我們

本文鏈接：http://jumpstarthappiness.com/doc/60012.html

本文關(guān)鍵詞： 檔發(fā), 國家檔案局, 電子, 檔案, 移交, 接收, 辦法, 通知