廈財購〔2007〕2號《廈門(mén)市財政局關(guān)于印發(fā)廈門(mén)市政府采購項目檔案管理暫行辦法的通知》

廈門(mén)市財政局關(guān)于印發(fā)廈門(mén)市政府采購項目檔案管理暫行辦法的通知









廈財購〔2007〕2號

市屬各機關(guān)事業(yè)單位、團體組織，各政府采購代理機構，各區財政局：

為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》和《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規定，結合我市實(shí)際，我局制定了《廈門(mén)市政府采購項目檔案管理暫行辦法》，現印發(fā)給你們，請遵照執行。執行中有何意見(jiàn)建議，請及時(shí)向我局反映。



 

廈門(mén)市財政局

二○○七年四月四日




 

廈門(mén)市政府采購項目檔案管理暫行辦法

第一條 為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》和《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》的有關(guān)規定，結合我市實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于廈門(mén)市政府采購項目檔案管理活動(dòng)。

第三條 市區兩級政府采購監督管理部門(mén)分別負責同級政府采購項目檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條 政府采購項目檔案是反映政府采購活動(dòng)的重要記錄。采購人和采購代理機構在組織實(shí)施政府采購項目活動(dòng)中形成的文件材料，都應歸入政府采購項目檔案管理，以保證檔案資料的真實(shí)、完整與安全。

第五條 采購人和采購代理機構要依法做好政府采購項目檔案管理工作，加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷(xiāo)毀的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。

采購人和采購代理機構不得偽造、變造政府采購項目檔案資料，不得違反法律規定隱匿或者銷(xiāo)毀應當保存的政府采購項目檔案資料。

第六條 政府采購項目檔案是指采購人和采購代理機構在政府采購活動(dòng)過(guò)程中直接形成的文字、圖紙、圖表、音像、紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)等不同媒質(zhì)載體的記錄。

政府采購項目檔案具體包括：

(一)項目的前期準備資料。

1、采購預算計劃材料（含項目預算和資金構成）；

2、采購方式確定材料；

3、委托代理協(xié)議（含法定代表人授權委托書(shū)、用戶(hù)采購需求）；

4、采購信息預告資料；

5、采購文件論證資料；

6、采購文件確認函。

(二)項目的招標(詢(xún)價(jià)、談判、單一來(lái)源采購等)文件資料。

1、采購信息公告(包括招標公告、資格預審公告等的正本及指定媒體發(fā)布版本)、邀請招標函、詢(xún)價(jià)函或者談判邀請函；

2、已發(fā)出采購文件(包括招標、詢(xún)價(jià)、競爭性談判、單一來(lái)源采購的有關(guān)文件、資料、樣本、圖紙等)；

3、購買(mǎi)采購文件的登記記錄(包括競爭報名、資格預審報名、采購文件發(fā)售登記材料等)；

4、已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改文件、相關(guān)公告（包括正本及指定媒體發(fā)布版本）及書(shū)面通知、供應商簽收證明資料；

5、供應商的資格審查情況報告；

6、邀請招標的供應商邀請過(guò)程記錄；

7、詢(xún)價(jià)及競爭性談判的邀請對象確定條件和原因等材料；

8、答疑會(huì )議記錄和紀要；

9、現場(chǎng)踏勘記錄；

10、繳交投標保證金情況表。

(三)項目的開(kāi)標文件資料。

1、收取投標（報價(jià)等）文件的登記記錄；

2、開(kāi)標會(huì )議議程(含主持人、唱標人、監標人名單)；

3、參加開(kāi)標會(huì )議的供應商簽到表(或開(kāi)標情況確認表)；

4、參加開(kāi)標會(huì )議的主持、組織、現場(chǎng)監督、公證、采購單位等人員簽到表；

5、開(kāi)標時(shí)間、地點(diǎn)、過(guò)程的有關(guān)記錄；

6、評審專(zhuān)家形成過(guò)程和名單（含邀請過(guò)程錄音錄像資料）；

7、投標人不足三家的廢標情況記錄。

(四)項目的投標(報價(jià)等)文件資料。

1、投標文件的正本(包括投標、報價(jià)、競爭性談判、單一來(lái)源采購的文件、資料等)；

2、已提交投標文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。

(五)項目的評審文件資料。

1、項目評標小組(詢(xún)價(jià)小組、談判小組)組成人員、監督人員及有關(guān)工作人員簽到表；

2、評審紀律及相關(guān)人員簽字確認資料；

3、評審過(guò)程記錄；

4、資格性檢查及符合性檢查表、澄清說(shuō)明補正資料、商務(wù)技術(shù)偏離表、評審因素比較表、評委單獨打分表、評分匯總表等；

5、評審報告及附件（如項目需考察，含考察報告）；

6、項目廢標報告及處理意見(jiàn)；

7、現場(chǎng)監控錄音錄像資料。

(六)項目的中標成交文件資料。

1、確定中標成交供應商的文件資料(含采購人對采購結果的確定文件、中標成交通知書(shū)、采購結果通知書(shū)等)；

2、采購結果公告資料（包括公告正本及指定媒體發(fā)布版本）。

（七）項目的質(zhì)疑投訴處理資料。

1、供應商質(zhì)疑資料；

2、采購人、采購代理機構質(zhì)疑答復資料；

3、供應商投訴書(shū)副本；

4、采購活動(dòng)暫停通知資料；

5、投訴處理決定。

(八)項目采購階段的文件資料。

1、政府采購項目合同(包括合同的訂立、補充、修改、中止、終止執行等)；

2、項目的驗收文件資料；

3、資金支付資料。

(九)其他文件材料。

1、項目評審監督意見(jiàn)書(shū)；

2、公證書(shū)；

3、采購文檔報備證明材料；

4、其他與采購項目、采購過(guò)程及采購項目完成情況有關(guān)的文件材料。

以上檔案內容按不同采購方式編列《政府采購項目檔案目錄》（見(jiàn)附件），供采購人、采購代理機構參照使用。

第七條 采購人或接受委托簽訂合同、驗收的采購代理機構應當在政府采購項目合同簽訂、交付驗收完成后三個(gè)月內，未接受委托簽訂合同、驗收的采購代理機構應當在項目采購活動(dòng)完成后三個(gè)月內，根據具體采購方式，按照有關(guān)歸檔內容要求和檔案管理規定，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、歸檔。采購人和采購代理機構在開(kāi)展采購項目時(shí)作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍。

采購人政府采購項目檔案應由其內部負責檔案管理的機構或人員統一管理；采購代理機構采購項目檔案應指定專(zhuān)人負責管理。

第八條 采購人和采購代理機構應當依照相關(guān)規定制定本單位的政府采購項目檔案立卷辦法。

第九條 采購人和采購代理機構應當設立檔案室、配備必要的檔案保管設施設備、采用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現檔案管理的現代化。

第十條 政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進(jìn)行組卷。

卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開(kāi)標、項目評審、采購結果、項目合同、項目驗收的文件材料及其他資料，具體可參照《政府采購項目檔案目錄》編列。

第十一條 采購人和采購代理機構應當保證政府采購項目檔案的真實(shí)、完整、規范和有效，具體要求：

（一）檔案內容要符合要求，規范統一；

（二）相關(guān)文檔資料要齊全完整；

（三）除按規定允許保存的副本資料外，其他文檔資料均要求為正本、原始件，因故確實(shí)無(wú)法保存正本、原始件的，必須依照規定制作副本資料并附相關(guān)情況說(shuō)明；

（四）相關(guān)文檔資料應當采用標準A4紙記錄、打印和裝訂，大型工程圖紙、設計效果圖、光盤(pán)、磁盤(pán)、錄音錄像帶等保存規格根據具體情況確定，無(wú)法裝訂成冊的可在項目檔案中統一編頁(yè)、單獨保存；

（五）相關(guān)文檔資料中的簽名、印鑒手續要齊全；

（六）整理的項目檔案符合質(zhì)量標準，便于保管和使用。

第十二條 采購人和采購代理機構應當建立健全政府采購項目檔案查閱、復制登記制度。

除政府采購監督管理部門(mén)和其他對政府采購活動(dòng)依法行使監督職能的部門(mén)因監督檢查需要可以查閱或復制政府采購項目檔案外，政府采購項目檔案原則上不得查閱、復制、摘抄和借出。特殊情況確需查閱、復制、摘抄政府采購項目檔案的，須經(jīng)保存單位負責人批準，并辦理登記備案手續。查閱、復制或摘抄政府采購項目檔案資料的人員，不得涂改、畫(huà)圈、拆封、抽取、撤換、污損檔案材料，不得泄露和擅自對外公布檔案內容。

第十三條 政府采購項目檔案的保存期限為從采購結束之日起保存十五年。

第十四條 保管期滿(mǎn)的政府采購項目檔案，可按檔案管理的有關(guān)規定銷(xiāo)毀。

第十五條 采購代理機構采購項目檔案管理人員工作變動(dòng)，應按規定辦理檔案移交手續，經(jīng)單位負責人簽字認可后，方可生效。

第十六條 采購代理機構因解散或被終止政府采購業(yè)務(wù)代理資格的，應將政府采購項目檔案移交給該項目采購單位的同級檔案管理部門(mén)或規定的其他部門(mén)，并按規定辦理雙方交接手續。

移交項目檔案手續必須在3個(gè)月內完成。

移交政府采購項目檔案的單位，應當編制檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等。

交接雙方按照檔案移交清冊所列內容進(jìn)行交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在檔案移交清冊上簽名。移交清冊應作永久保管。

第十七條 采購人、采購代理機構應積極配合政府采購監督管理部門(mén)對其政府采購項目檔案管理工作的檢查。

第十八條 采購人、采購代理機構違反本辦法規定隱匿、銷(xiāo)毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條規定，由政府采購監督管理部門(mén)處以二萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款，對其直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。

第十九條 采購人、采購代理機構有下列違反本辦法規定情形之一的，由政府采購監督管理部門(mén)責令限期改正，給予通報，對采購代理機構在年度監督考核時(shí)給予扣減一定的分數：

（一）采購項目未及時(shí)歸檔建檔的；

（二）未按照規定要求組建檔案的；

（三）歸檔內容不完整、不齊全的；

（四）未按照規定辦理查閱、復制、摘抄政府采購項目檔案登記備案手續的；

（五）檔案保存保管設施設備不完善的。

第二十條 采購人、采購代理機構拒絕政府采購監督管理部門(mén)等有關(guān)部門(mén)依法對政府采購項目檔案管理工作實(shí)施監督檢查的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條規定，由政府采購監督管理部門(mén)責令限期改正，給予警告，可以并處罰款，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，由其行政主管部門(mén)或者有關(guān)機關(guān)給予處分，并予通報。

第二十一條 部門(mén)集中采購、分散采購的項目檔案管理，可參照本辦法執行。

第二十二條 本辦法由市財政局負責解釋。

第二十三條 各區可參照本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第二十四條 本辦法自發(fā)布之日起執行。

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