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廈門(mén)市財政局關(guān)于規范政府采購項目電子檔案管理的通知
廈財采〔2020〕5號
市直各機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織，各區（管委會(huì )）財政局（計財局）：
為加強政府采購項目電子檔案管理，有效保護和利用政府采購電子檔案資源，根據《中華人民共和國政府采購法》及其實(shí)施條例、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）等有關(guān)規定，結合我市實(shí)際，就規范我市政府采購項目電子檔案管理有關(guān)事項通知如下，請遵照執行。
一、強化電子檔案管理職責
政府采購項目電子檔案，是指在福建省政府采購網(wǎng)上信息公開(kāi)系統中產(chǎn)生的、反映政府采購活動(dòng)、具有保存價(jià)值的政府采購項目電子文件及其相關(guān)過(guò)程信息的集合。
（一）采購人、采購代理機構應當依法做好政府采購項目電子檔案的管理工作，對政府采購項目電子檔案管理承擔主體責任。采購人、采購代理機構應當將政府采購項目電子檔案納入本單位的檔案管理體系，對電子檔案實(shí)施全程和集中管理，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性；要建立嚴格的管理制度，明確內部相關(guān)部門(mén)電子文件歸檔和電子檔案管理的職責與分工。
（二）市、區財政部門(mén)分別負責同級政府采購項目電子檔案管理工作的指導、監督和檢查。
（三）福建省政府采購網(wǎng)上信息公開(kāi)系統運營(yíng)機構應當如實(shí)記錄并保存電子交易過(guò)程、數據信息來(lái)源等電子交易信息活動(dòng)，妥善保存電子交易活動(dòng)中的數據電文；根據國家有關(guān)法律法規及技術(shù)規范，建立健全平臺規范運行和安全管理制度，加強監控、檢測，及時(shí)發(fā)現和排除安全隱患，防控泄密風(fēng)險。
二、明確項目電子檔案范圍
應當納入電子檔案管理的項目資料包括以下：
（一）項目前期準備資料
1.采購預算計劃材料；
2.采購方式確定材料（含非公開(kāi)招標和進(jìn)口申請審批相關(guān)資料）；
3.委托代理協(xié)議（含法定代表人授權委托書(shū)、用戶(hù)采購需求）；
4.采購需求材料；
5.采購文件論證資料；
6.采購文件確認函。
（二）項目的采購文件資料
1.采購信息公告、邀請招標函、詢(xún)價(jià)函、談判邀請函或者競爭性磋商邀請函；
2.采購文件；
3.采購文件下載記錄；
4.采購文件補充、修改、澄清及相關(guān)公告資料；
5.供應商的資格審查情況報告；
6.詢(xún)價(jià)、競爭性談判和競爭性磋商的邀請對象確定條件和原因等材料；
7.繳交投標、談判、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源、磋商保證金情況表。
（三）項目的開(kāi)標文件資料
1.收取投標（報價(jià)等）文件的登記記錄；
2.參加開(kāi)標（談判、磋商、詢(xún)價(jià)等）會(huì )議的供應商及相關(guān)人員簽到表；
3.開(kāi)標記錄；
4.評審專(zhuān)家抽取記錄、評審專(zhuān)家名單；
5.投標人不足三家的廢標情況記錄。
（四）項目的投標、響應文件資料
1.投標（響應）文件正本；
2.已提交投標（響應）文件的補充、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄。
（五）項目的評審文件資料
1.評審委員會(huì )及相關(guān)工作人員簽到表；
2.評審紀律及相關(guān)人員簽字確認資料；
3.評審過(guò)程記錄；
4.資格性檢查及符合性檢查表、澄清說(shuō)明補正資料、
評委評分表；
5.評審報告及附件；
6.廢標報告及處理意見(jiàn)。
（六）項目的中標（成交）文件資料
1.確定中標（成交）供應商的文件資料（含采購人對采購結果的確定文件、中標成交通知書(shū)等）；
2.采購結果公告資料。
（七）項目的質(zhì)疑投訴處理資料
1.供應商質(zhì)疑資料；
2.采購人、采購代理機構質(zhì)疑答復資料；
3.采購活動(dòng)暫停通知資料；
4.投訴處理決定。
（八）項目的合同履行文件資料
1.政府采購項目合同；
2.驗收文件資料；
3.資金支付資料。
（九）其他與采購項目、采購過(guò)程及采購結果有關(guān)的文件材料。
三、規范項目電子檔案的收集、整理、保存、歸檔、移交、保管、利用和銷(xiāo)毀要求
（一）電子檔案的收集、整理
采購項目電子文件在辦理完畢后，應當按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整；項目電子文件整理時(shí)，應當按照項目電子檔案分類(lèi)體系，組成文件信息包，包含項目電子文件及過(guò)程信息、版本信息、背景信息等元數據。
（二）電子檔案的保存
采購項目的電子文件應當采用符合國家標準或能夠轉換成國家標準的文件格式，利于信息共享和長(cháng)期保存。項目電子文件歸檔保存的格式應當符合國家規定的電子檔案長(cháng)期保存的要求。
（三）電子檔案的鑒定、檢測及歸檔
采購項目電子文件完成整理后，由形成部門(mén)負責對文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測；鑒定和檢測后，由相關(guān)責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。歸檔標志中應當含有歸檔責任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱(chēng)等信息。
采購項目電子文件同時(shí)存在紙質(zhì)文件稿本時(shí)，歸檔時(shí)應保證兩者內容信息一致，并建立對應關(guān)系。采購人、采購代理機構內部檔案管理部門(mén)應當將項目電子檔案納入單位檔案分類(lèi)體系，按項目檔案管理規則編制檔號，進(jìn)行分類(lèi)管理。
（四）電子檔案的移交
除合同或協(xié)議中另有約定外，采購代理機構應當在采購活動(dòng)完成后3個(gè)月內，將有關(guān)政府采購項目電子檔案向采購人移交。
暫停的政府采購項目，采購人應當及時(shí)收集各采購代理機構形成的項目電子檔案。
采購人撤銷(xiāo)的，項目電子檔案應移交項目主管部門(mén)或有關(guān)檔案館。
政府采購項目電子檔案的移交與接收應當符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。
（五）電子檔案的保管
采購項目電子檔案載體應按照國家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護的要求進(jìn)行管理和存放。采購人、采購代理機構應當在計算機軟、硬件系統更新前或數據格式淘汰前，將項目電子檔案遷移到新的系統中或進(jìn)行格式轉換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。
采購人、采購代理機構對采購項目電子檔案應當妥善保存，保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
（六）電子檔案的利用
采購人、采購代理機構應當建立政府采購項目電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項目電子檔案方便快捷利用，同時(shí)確保項目電子檔案在利用中的安全。
（七）電子檔案的銷(xiāo)毀
采購項目電子文件和電子檔案失去保存價(jià)值后，應在履行銷(xiāo)毀審批手續后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷(xiāo)毀應當按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。
（八）采購項目電子檔案歸檔與管理的其他具體要求按《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）執行。
四、采購人、采購代理機構在實(shí)施項目電子檔案管理的同時(shí)，還應當按要求繼續實(shí)施紙質(zhì)文檔管理（法律法規等規定另有規定的除外）。
五、采購人、采購代理機構違反規定隱匿、銷(xiāo)毀應當保存的采購電子文檔或者偽造、變造采購電子文檔的，依照《中華人民共和國政府采購法》等有關(guān)規定承擔相應法律責任。
六、本通知未盡事項，可參照《廈門(mén)市財政局關(guān)于印發(fā)廈門(mén)市政府采購項目檔案管理暫行辦法的通知》（廈財購〔2007〕2號）執行。
廈門(mén)市財政局
2020年2月10日
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