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滬府辦發(fā)〔2018〕36號
上海市人民政府辦公廳關(guān)于轉發(fā)市檔案局制訂的《上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法》的通知
各區人民政府，市政府各委、辦、局：
市檔案局制訂的《上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法》已經(jīng)市政府同意，現轉發(fā)給你們，請認真按照執行。
上海市人民政府辦公廳
2018年10月30日
上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條（目的依據）
為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，規范本市電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(cháng)期可用，根據有關(guān)法律、法規和《上海市公共數據和一網(wǎng)通辦管理辦法》，制訂本辦法。
第二條（適用范圍）
本辦法適用于本市各級行政機關(guān)、履行公共管理和服務(wù)職能的事業(yè)單位(以下統稱(chēng)“公共管理和服務(wù)機構”)在政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中直接形成、具有保存價(jià)值的各種類(lèi)型的電子檔案管理。涉及國家秘密的電子檔案管理,按照有關(guān)保密法律、法規的規定執行。
第三條（管理原則）
“一網(wǎng)通辦”電子檔案是公共管理和服務(wù)機構依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分，其管理遵循以下基本原則：
（一）統籌規劃。將電子檔案管理納入本市政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”工作總體規劃，實(shí)行統一規劃、統一標準、統一流程。
（二）全程管理。根據電子檔案的特點(diǎn)和管理要求，建立嚴密、完整的管控體系，對政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中應歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與整理、保存與利用、移交與接收等，實(shí)行全程管理。
（三）方便利用。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢，實(shí)現政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中電子檔案分層次、分類(lèi)別、按需求、按權限的共享利用。
（四）確保安全。嚴格按照有關(guān)法律法規的要求，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
第四條（概念界定）
本辦法所稱(chēng)的電子文件，是指公共管理和服務(wù)機構在履行其法定職責或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。
本辦法所稱(chēng)的電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
第五條（職責分工）
市、區檔案行政管理部門(mén)依照管理職責，負責管轄范圍的政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中電子檔案管理的監督和指導。
公共管理和服務(wù)機構承擔“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理的主體責任，應指定專(zhuān)人負責電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。市大數據中心在市檔案局的業(yè)務(wù)指導下，建設和完善“一網(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺電子檔案管理系統。
市、區國家綜合檔案館應按照相關(guān)規定，開(kāi)展電子檔案接收工作，促進(jìn)電子檔案規范接收、長(cháng)久保存和共享利用。
第六條（系統功能）
“一網(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺以及公共管理和服務(wù)機構政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統應按照《電子文件管理系統通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《電子文件管理系統建設指南》（GB/T31914-2015）、《電子檔案管理系統基本功能規定》等標準規定，建設和完善電子檔案管理基本功能。
（一）收集與采集功能。能以自動(dòng)或半自動(dòng)方式，完整收集形成于不同職能部門(mén)的各類(lèi)應歸檔電子文件、采集必要元數據，實(shí)現電子文件的內容數據、元數據、目錄數據、各組件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。
（二）歸檔與整理功能。內置電子檔案分類(lèi)方案、檔號規則、歸檔范圍與保管期限表、元數據方案等，具備歸檔電子文件的自動(dòng)歸類(lèi)、排序、命名、編號、編目、著(zhù)錄和格式轉換等功能，并按照國家和本市有關(guān)規定，生成歸檔數據包，或向歸檔接口推送歸檔數據。
（三）保存與利用功能。支持數字檔案信息和存儲介質(zhì)的長(cháng)期保存，具備電子檔案及其數據庫在線(xiàn)存儲、離線(xiàn)存儲、備份與恢復功能。具備電子檔案的檢索、篩選、輸出和利用登記功能，支持在線(xiàn)申請、審批、閱覽、授權下載與打印。
（四）移交與接收功能。支持不同門(mén)類(lèi)電子檔案及其元數據向檔案館移交，按照國家和本市有關(guān)規定生成移交數據包，或向電子檔案接收平臺推送移交數據，并具備規范格式的電子檔案在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收功能。
第七條（法律效力）
“一網(wǎng)通辦”電子檔案應具備法律、法規規定的原件形式，收集、歸檔、保存、利用、移交、接收等關(guān)鍵環(huán)節應有可靠的技術(shù)保障措施，確保其信息真實(shí)、內容完整、來(lái)源可靠，能有效利用。
真實(shí)、完整、可用、安全的電子檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，法律、法規另有規定的除外。
第二章 收集與采集
第八條（歸檔電子文件收集）
公共管理和服務(wù)機構應按照有關(guān)規定，完整收集本單位在政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中形成、辦理的文本、圖像、音頻、視頻、多媒體等不同形式的應歸檔電子文件。
第九條（元數據采集）
公共管理和服務(wù)機構在電子文件形成、辦理過(guò)程中，應采集必要的背景、結構、簽署、時(shí)間、業(yè)務(wù)行為等元數據，元數據各要素應符合《文書(shū)類(lèi)電子文件元數據方案》（DA/T46-2009）、《照片類(lèi)電子檔案元數據方案》（DA/T54-2014）、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數據方案》（DA/T63-2017）等標準規定。
第十條（格式要求）
公共管理和服務(wù)機構收集、采集的應歸檔電子文件及其元數據格式，須符合《版式電子文件長(cháng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T48-2009）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）等標準規定，并能夠支持國家綜合檔案館向長(cháng)期保存格式轉換。
第三章 歸檔與整理
第十一條（歸檔范圍）
公共管理和服務(wù)機構應按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規定》《照片檔案整理規范》(GB/T11821-2002)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）等規定，制定本單位“一網(wǎng)通辦”電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并結合實(shí)際，予以動(dòng)態(tài)調整和補充完善。
第十二條（保管期限）
“一網(wǎng)通辦”電子檔案保管期限，一般為永久、定期（30年、10年）。
第十三條（歸檔時(shí)間）
公共管理和服務(wù)機構應對“一網(wǎng)通辦”中辦結的具有保存價(jià)值的電子文件即時(shí)歸檔，定期導入相應的電子檔案管理系統，并由本單位檔案部門(mén)負責管理。
第十四條（歸檔方式）
“一網(wǎng)通辦”電子文件可通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行在線(xiàn)歸檔，也可以存儲在脫機載體上進(jìn)行離線(xiàn)歸檔。
歸檔電子文件可單獨采用電子歸檔形式，法律、法規另有規定的除外。行政審批的結論性文件中具有永久保存價(jià)值的電子文件，應轉換為紙質(zhì)文件或縮微膠卷并同時(shí)歸檔。
第十五條（檔案整理）
公共管理和服務(wù)機構應按照《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）、《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）等標準規定，對應歸檔電子文件進(jìn)行排序、編號等系統整理，組成保管單位，對電子檔案進(jìn)行命名和有序存儲，保持檔案之間的有機聯(lián)系。
第十六條（“四性”檢測）
“一網(wǎng)通辦”電子文件歸檔時(shí)，應按照《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018）進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的檢測，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894-2016）的要求，向本單位檔案部門(mén)辦理歸檔手續。
第四章 保存與利用
第十七條（數據存儲）
公共管理和服務(wù)機構應根據“一網(wǎng)通辦”電子檔案的重要程度以及利用需要，選擇符合規范的在線(xiàn)存儲和離線(xiàn)存儲方式存儲電子檔案內容數據、目錄數據、元數據和各類(lèi)管理日志。
第十八條（數據備份）
公共管理和服務(wù)機構應按照《上海市電子檔案和數字化檔案備份辦法》，制訂“一網(wǎng)通辦”電子檔案的備份策略，開(kāi)展在線(xiàn)備份和離線(xiàn)備份工作。
第十九條（利用方式）
公共管理和服務(wù)機構應以權限管理為基礎，提供“一網(wǎng)通辦”電子檔案的多途徑、多角度利用，利用方式包括瀏覽、檢索、復制、下載、打印、借閱、接口調用等，電子檔案的利用應嚴格遵守檔案利用和保密安全的相關(guān)規定。
第二十條（利用服務(wù)）
“一網(wǎng)通辦”電子檔案利用服務(wù)過(guò)程中，應做好利用登記和利用審批，記錄利用效果。
第五章 移交與接收
第二十一條（檔案移交）
公共管理和服務(wù)機構應按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求，向同級國家綜合檔案館移交“一網(wǎng)通辦”電子檔案。移交的基本要求為：
（一）保管期限為永久、30年的電子檔案列入移交范圍。
（二）電子檔案一般自形成之日起5年內移交。對于有特殊要求的電子檔案，可適當延長(cháng)移交時(shí)間。
（三）“一網(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺保存的電子檔案，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行在線(xiàn)移交。線(xiàn)下窗口保存的電子檔案，可存儲在脫機載體上進(jìn)行離線(xiàn)移交。
第二十二條（檔案接收）
市、區國家綜合檔案館應按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求，接收“一網(wǎng)通辦”電子檔案。接收的基本要求為：
（一）檔案館接收電子檔案的范圍，參照國家和本市有關(guān)檔案進(jìn)館范圍的規定執行。
（二）檔案館應建立電子檔案接收平臺，對“一網(wǎng)通辦”電子檔案進(jìn)行在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收。
（三）檔案館應按照規定的格式和質(zhì)量要求，接收“一網(wǎng)通辦”電子檔案，并辦理電子檔案移交接收手續。
第六章 附則
第二十三條（遵照執行）
水務(wù)、電力、燃氣、通信、公共交通、民航、鐵路等公用事業(yè)運營(yíng)單位在依法履行公共管理和服務(wù)職責過(guò)程中形成的電子檔案的管理，適用本辦法。
第二十四條（參照執行）
運行經(jīng)費由本市各級財政保障的其他機關(guān)、團體等單位以及中央國家機關(guān)派駐本市的相關(guān)管理單位在依法履行公共管理和服務(wù)職責過(guò)程中形成的電子檔案的管理，可參照本辦法執行。
第二十五條（施行日期）
本辦法自2018年11月1日起施行，有效期至2020年10月31日。
上海市檔案局
2018年10月23日
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