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機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范
國檔發(fā)〔1987〕27號
1. 引言
1.1 為了加強機關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)建設，逐步實(shí)現機關(guān)檔案工作規范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為機關(guān)工作服務(wù)和為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規定，制定本規范。
1.2 本規范適用各級黨、政機關(guān)、人民團體（以下統稱(chēng)機關(guān)）的檔案工作。
2. 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)
2.1 對機關(guān)各部門(mén)形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監督和指導
2.2 集中統一管理機關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)。
2.3 在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下，各專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)對所屬單位和本專(zhuān)業(yè)的檔案工作進(jìn)行監督和指導。
2.4 按規定向檔案館移交應進(jìn)館的檔案。
2.5 辦理領(lǐng)導交辦的其它有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
3. 檔案的接收
3.1 接收范圍
3.1.1 在機關(guān)工作活動(dòng)中直接形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，具體接收范圍按《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》【已廢止】和其它檔案管理辦法的有關(guān)規定執行；
3.1.2 與機關(guān)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料；
3.1.3 代管和本機關(guān)有關(guān)的撤銷(xiāo)與合并機關(guān)的全部檔案。
3.2 案卷質(zhì)量要求
3.2.1 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：
3.2.2 歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)；文電應合一立卷。
3.2.4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒(méi)有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年立卷；非訴訟案件放在結案年立卷；其它文件材料的立卷應按有關(guān)規定執行。
3.2.5 卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結論、決定、判決性文件材料在前，依據材料等在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，按有關(guān)規定排列。
3.2.6 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。
3.2.7 永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化；沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名但無(wú)實(shí)質(zhì)內容的亦應重新擬寫(xiě)；沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內；會(huì )議記錄應填寫(xiě)每次會(huì )議的時(shí)間和主要內容；填寫(xiě)的字跡要工整。卷內文件目錄放在卷首。
3.2.8 聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
3.2.9 有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備考表內，若無(wú)情況可說(shuō)明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負責。備考表應置卷尾。
3.2.10 案卷封皮，應逐項按規定填寫(xiě)清楚，案卷題名要簡(jiǎn)明，確切地反映卷內文件材料內容，一般包括責任者、內容和名稱(chēng)等，體式一致，文字簡(jiǎn)練，使用簡(jiǎn)稱(chēng)應通用易懂，并用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整，清晰。
3.2.11 卷內文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷；案卷應采用三孔一線(xiàn)的方法裝訂；不裝訂的案卷，卷中的文件應逐件用細線(xiàn)裝訂。
3.2.12 文書(shū)檔案案卷封皮、卷內文件目錄、備考表、檔號的格式按《文書(shū)檔案案卷格式》執行。其它門(mén)類(lèi)和載體的檔案案卷格式應按有關(guān)規定執行。
3.3 接收時(shí)間，文書(shū)檔案在次年六月底以前接收完畢，其它門(mén)類(lèi)和載體的檔案的接收，應按有關(guān)規定執行。
3.4 用于檔案管理工作的各種圖表的外型尺寸和用紙應統一：案卷目錄封面采用長(cháng)×寬為300mmx220mm規格、漆皮或塑料面夾板紙（見(jiàn)圖一，略）。案卷目錄、案卷接收（移交）登記簿、檔案借閱登記簿、檔案利用效果登記簿（表，略）、檔案銷(xiāo)毀清冊均采用297mmx210mm或260mm×185mm（A4或B5）規格的辦公標準用紙（見(jiàn)圖二至六，略），機關(guān)、團體檔案工作統計年報采用360mm×260mm的辦公用紙（見(jiàn)圖七、八，略）。
4. 檔案的整理
4.1 一個(gè)機關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案為一個(gè)全宗。
4.1.1 新成立的機關(guān)，一個(gè)機關(guān)分為兩個(gè)以上的機關(guān)，幾個(gè)機關(guān)合并為一個(gè)機關(guān)，都應分別建立新的全宗。
4.1.2 機關(guān)改變領(lǐng)導關(guān)系、名稱(chēng)，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化，仍接續原來(lái)的全宗。
4.1.3 機關(guān)的內部機構一般不建立單獨全宗。
4.1.4 臨時(shí)機構一般不建立單獨全宗，其檔案應納入其主管機關(guān)檔案全宗統一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導，執行全局性的任務(wù)，為期比較長(cháng)的，應建立單獨全宗。
4.2 機關(guān)檔案，應按照其內容和載體的不同，制定統一的分類(lèi)方案。分類(lèi)應保持前后一致，不能隨意變動(dòng)。
4.2.1 分類(lèi)一般應采用年度--組織機構（或問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)。
4.2.2 不能采用年度--組織機構（或問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，可按國家檔案局和有關(guān)專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)共同制定的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。
4.3 案卷的排列，應以全宗為單位，按不同門(mén)類(lèi)、載體和不同保管期限分別排列。案卷排列方法應統一，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。
4.4 按照案卷的排列順序編制卷號，以固定案卷位置。在一冊案卷目錄內不得出現重復的案卷號。
4.5 案卷目錄應區別不同保管期限，分年度或混年編制目錄號，在一個(gè)全宗內，案卷目錄號不得重復。
5. 檔案的保管
5.1 機關(guān)應根據保存檔案資料的數量，設置必需的檔案專(zhuān)用庫房和柜架；新建單位或新建辦公用房，應把檔案部門(mén)的用房列入基建計劃。庫房要堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設施。
5.2 機關(guān)檔案部門(mén)應根據工作需要增置溫濕計、復印機、收錄機、照像機、去濕機、吸塵器、空調設備和電子計算機等。
5.3 對聲像檔案的保管，應按《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》中的有關(guān)條款執行。
5.4 案卷多柜存放的應繪制案卷存放的示意圖。
5.5 機關(guān)都應建立全宗卷，以積累存儲本機關(guān)案卷的立卷說(shuō)明，分類(lèi)方案，鑒定報告，交接憑證，銷(xiāo)毀清冊，檢查記錄，全宗介紹等材料。
5.6 機關(guān)檔案部門(mén)應定期組織人員對檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。如遇特殊情況應及時(shí)檢查，發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)解決。
5.7 機關(guān)檔案管理現代化應納入機關(guān)辦公自動(dòng)化系統，同步發(fā)展，以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
6. 檔案的利用
6.1 機關(guān)檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解機關(guān)各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
6.2 機關(guān)檔案部門(mén)必須編制《案卷目錄》，井根據利用工作的需要編制檔案著(zhù)錄卡片或專(zhuān)題文件目錄（卡片）等。著(zhù)錄標準按國家標準3792·5～85《檔案著(zhù)錄規則》執行。
6.3 機關(guān)檔案部門(mén)應開(kāi)展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門(mén)編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字匯編、發(fā)文匯集和專(zhuān)題文件匯集等。
6.4 凡利用者都應按規定辦理利用手續，并填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》。
6.4.1 檔案部門(mén)在向利用者提供檔案的同時(shí)，應根據需要附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結束后，由利用者如實(shí)填寫(xiě)，及時(shí)交檔案部門(mén)存查。
7. 檔案的統計
7.1 機關(guān)檔案部門(mén)應按規定填寫(xiě)檔案收進(jìn)和移出登記簿。
7.2 準確編制檔案工作情況統計年報，及時(shí)上報有關(guān)部門(mén)。
8. 檔案的鑒定和移交
8.1 各機關(guān)根據國家有關(guān)檔案保管期限的規定，制定本機關(guān)的保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準確地判定檔案的存毀。
8.2 檔案的鑒定工作，應在機關(guān)分管負責人的領(lǐng)導下，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員共同組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。
8.3 銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)機關(guān)分管負責人批準后，由二人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字。情況特殊的專(zhuān)門(mén)檔案另有銷(xiāo)毀規定的按有關(guān)規定執行。
8.4 各機關(guān)向檔案館移交檔案的范圍和年限，按國家關(guān)于檔案館接收范圍的有關(guān)規定執行。
8.5 各專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)設立的部門(mén)檔案館，其檔案的移交，按國家關(guān)于檔案館設置的有關(guān)規定執行。
8.6 重要的設備檔案和基建檔案應由使用設備和建筑物的機關(guān)檔案部門(mén)保存復制件，將原件向檔案館移交。
8.7 機關(guān)檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續后方能離開(kāi)崗位。
9. 檔案的管理制度
9.1 立卷歸檔制度，主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。
9.2 檔案保管制度，主要包括檔案的安全保護和庫房、設備管理措施。
9.3 檔案保密制度，主要包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。
9.4 檔案利用制度，主要包括利用范圍、方式、要求、批準手續。
9.5 機關(guān)檔案人員崗位責任制，主要包括每個(gè)檔案人員的職責、權限、任務(wù)、考核和獎懲措施。
10. 檔案的業(yè)務(wù)監督和指導工作
10.1 傳達貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規和檔案行政管理部門(mén)的規定、辦法等。
10.2 制定本機關(guān)、本系統和所屬單位檔案工作計劃、管理辦法、規定。
10.3 根據本專(zhuān)業(yè)的體制對所屬單位和本專(zhuān)業(yè)的檔案工作實(shí)行監督和指導。
10.4 對本機關(guān)、所屬單位和本專(zhuān)業(yè)的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓。
11. 附則
11.1 各民主黨派機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范，可參照本規范執行。
11.2 中國人民解放軍檔案工作業(yè)務(wù)建設規范，可參照本規范自行制定，報國家檔案局備案。
11.3 各級事業(yè)單位的檔案工作業(yè)務(wù)建設規范，可參照本規范執行。
11.4 本規范自公布之日起執行。
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