民發(fā)〔2019〕130號《民政部國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理辦法〉的通知》

《民政部國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理辦法〉的通知》





民發(fā)〔2019〕130號

各省、自治區、直轄市民政廳（局）、檔案局，各計劃單列市民政局、檔案局，新疆生產(chǎn)建設兵團民政局、檔案局：

為規范兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理工作，更好地保護兒童福利機構所收留撫養兒童的合法權益，民政部會(huì )同國家檔案局制定了《兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理辦法》?，F印發(fā)給你們，請遵照執行。




附件：兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案式樣表




 

民政部

國家檔案局

2019年12月27日

兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理辦法
 

第一條  為規范兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案管理，維護兒童合法權益，根據《中華人民共和國檔案法》、《兒童福利機構管理辦法》等有關(guān)規定，結合兒童福利機構收留撫養兒童工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條  兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“業(yè)務(wù)檔案”）是民政專(zhuān)業(yè)檔案，具體是指兒童福利機構在收留撫養兒童工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、音像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

業(yè)務(wù)檔案是保障兒童福利機構收留撫養的兒童合法權益的重要依據，應當嚴格管理。任何組織和個(gè)人不得將應當歸檔的業(yè)務(wù)文件材料據為己有或者拒絕歸檔。

第三條  兒童福利機構具體負責業(yè)務(wù)檔案工作，并接受民政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導、監督。

第四條  兒童福利機構應當建立并完善業(yè)務(wù)檔案工作制度，對業(yè)務(wù)檔案實(shí)行集中統一管理，設置專(zhuān)門(mén)的檔案管理科室或者指定專(zhuān)門(mén)人員負責業(yè)務(wù)檔案工作。兒童福利機構業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負責文件材料的收集整理。

第五條  兒童福利機構應當設置檔案工作用房，配置必要設施設備，并安排檔案工作人員參加必要的培訓。

第六條  兒童福利機構應當遵循一人一檔、動(dòng)態(tài)管理、利用便捷的要求，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用。

第七條  兒童進(jìn)入機構、在機構、離開(kāi)機構三個(gè)階段形成的有保存價(jià)值的文件材料應當歸檔。

第八條  兒童進(jìn)入機構時(shí)，兒童福利機構應當根據情況歸檔下列材料：

（一）門(mén)診病歷或者住院病歷；

（二）體格檢查表；

（三）出院記錄；

（四）兒童基本信息表（包含姓名、性別、進(jìn)入機構時(shí)間、照片、健康狀況等）。

第九條  屬于由民政部門(mén)擔任監護人的兒童，兒童福利機構按照《兒童福利機構管理辦法》第十條至第十四條規定歸檔相關(guān)材料。

屬于其他需要集中供養的兒童，兒童福利機構應當歸檔兒童戶(hù)籍所在地縣級民政部門(mén)與兒童監護人簽訂的集中供養協(xié)議書(shū)復印件。由設區的市級以上民政部門(mén)設立的兒童福利機構代為撫養的，還應當歸檔與兒童戶(hù)籍所在地縣級民政部門(mén)簽訂的代為養育兒童的委托協(xié)議。

屬于未成年人救助保護機構委托、由民政部門(mén)承擔臨時(shí)監護責任的兒童，兒童福利機構應當歸檔與未成年人救助保護機構簽訂的代為養育兒童的委托協(xié)議。

第十條  兒童在機構生活期間，兒童福利機構應當根據情況歸檔下列材料：

（一）戶(hù)口本（復印件）；

（二）殘疾證（復印件）；

（三）中華人民共和國社會(huì )保障卡（復印件）；

（四）健康檔案（含現病史、既往病史、體檢報告表等）；

（五）預防接種記錄；

（六）手術(shù)治療相關(guān)材料（包括入院手續、出院記錄、主要的輔助檢查記錄等）；

（七）康復治療相關(guān)材料（包括康復計劃方案、康復評估報告、康復階段性記錄、轉科記錄單、康復醫師或者專(zhuān)業(yè)機構出具的矯形器具及康復輔助器具的適配評估報告等）；

（八）受教育相關(guān)材料（包括受教育基本信息表、教育評估報告、教學(xué)階段性記錄、個(gè)案服務(wù)面談?dòng)涗?、獲獎證明、年度學(xué)習成績(jì)單、錄取通知書(shū)等）；

（九）家庭寄養相關(guān)材料（包括寄養家庭基本信息表、寄養家庭申請表、寄養家庭評估報告、家庭寄養協(xié)議、護理醫療康復記錄或者相關(guān)治療記錄、兒童福利機構探訪(fǎng)記錄、年度家庭寄養工作評價(jià)、解除寄養申請、解除寄養通知書(shū)等）；

（十）社會(huì )工作服務(wù)相關(guān)材料（包括兒童需求預估記錄表、綜合評估表、社會(huì )工作服務(wù)計劃書(shū)、跟進(jìn)服務(wù)記錄表、結案評估等）；

（十一） 其他應當歸檔的文件材料。

第十一條  兒童離開(kāi)機構的，兒童福利機構應當按照《兒童福利機構管理辦法》第二十八條至第三十條規定歸檔相關(guān)材料。

兒童死亡的，應當保存負責救治或者調查的醫療衛生機構簽發(fā)的《居民死亡醫學(xué)證明（推斷）書(shū)》或者由公安司法部門(mén)出具的死亡證明、戶(hù)口注銷(xiāo)相關(guān)材料、兒童福利機構向所屬民政部門(mén)及其他相關(guān)民政部門(mén)提交的情況報告等。遺體火化的，應當同時(shí)保存火化證明、注明安放（葬）位置和時(shí)間的骨灰安放（葬）合同；遺體土葬的，應當同時(shí)保存與公墓簽訂的注明安葬位置和時(shí)間的遺體安葬合同；按照當地民族習慣采取其他方式安葬的，應當同時(shí)保存相關(guān)安葬材料，材料應當注明安葬方式、位置、時(shí)間、見(jiàn)證人等基本信息。

第十二條  兒童福利機構應當保存工作中形成的特殊載體材料：

（一）實(shí)物材料，包括兒童進(jìn)入機構時(shí)隨身攜帶能夠標識其身份的物品等；

（二）音像材料，包括兒童的重要活動(dòng)的照片、音視頻等。

第十三條  兒童進(jìn)入機構以及在機構生活期間形成的材料，兒童福利機構應當在5個(gè)工作日內整理歸檔。兒童離開(kāi)機構形成的材料，應當在20個(gè)工作日內完成歸檔。

第十四條  業(yè)務(wù)檔案應當區分紙質(zhì)載體和特殊載體材料分類(lèi)進(jìn)行收集、整理和歸檔。實(shí)物材料應當“一物一件、按件整理”。音像材料應當按照國家有關(guān)規定進(jìn)行整理和歸檔。

第十五條  歸檔的文件材料應當真實(shí)完整、圖文清晰。

實(shí)物、音像等特殊載體材料，應當與相對應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表、目錄等項目，填寫(xiě)時(shí)使用藍黑墨水或者碳素墨水鋼筆填寫(xiě)或者直接打印，檔案相關(guān)目錄應當打印，備考表和檔案相關(guān)目錄一律使用A4規格紙張。

第十六條  業(yè)務(wù)檔案按照兒童類(lèi)別分類(lèi)整理，根據兒童的性質(zhì)將業(yè)務(wù)檔案分成五類(lèi)，分別用A、B、C、D、E作為類(lèi)別代碼：

A:無(wú)法查明父母或者其他監護人的兒童;

B:父母死亡或者宣告失蹤且沒(méi)有其他依法具有監護資格的人的兒童;

C:父母沒(méi)有監護能力且沒(méi)有其他依法具有監護資格的人的兒童;

D:人民法院指定由民政部門(mén)擔任監護人的兒童;

E:其他兒童。

第十七條  業(yè)務(wù)檔案的整理歸檔應當遵循下列原則與方法：

（一）業(yè)務(wù)文件材料以?xún)和癁閱挝粴w檔；

（二）每個(gè)兒童的文件材料組成一卷，并編制檔號。檔號結構按照“全宗號-檔案門(mén)類(lèi)代碼-類(lèi)別-姓名（身份證號）-卷號”的規則編制，并符合下列要求：

1.全宗號：為國家綜合檔案館給立檔單位編制的代碼;

2.檔案門(mén)類(lèi)代碼：統一標注為“ZY·ET”（為“專(zhuān)業(yè)·兒童”的首字母）；

3.類(lèi)別：用五個(gè)不同的大寫(xiě)字母A、B、C、D、E表示;

4.卷號：按照類(lèi)別以?xún)和M(jìn)入機構時(shí)間先后，用阿拉伯數字順序編列，每個(gè)兒童一個(gè)卷號，不重復；

（三）根據兒童的個(gè)體差異，確定每卷歸檔文件材料的具體范圍，并按照本辦法第八、九、十、十一條確定的順序排列卷內文件。每個(gè)兒童的卷內文件材料按流水順序號編排件號和頁(yè)號；

（四）在卷內文件首頁(yè)上端空白處加蓋歸檔章，并填寫(xiě)有關(guān)內容；

（五）每卷文件材料按照排列順序裝入檔案盒，并編制盒內文件目錄、盒內備考表，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊的項目；

（六）按照類(lèi)別編制業(yè)務(wù)檔案案卷目錄，加封面后裝訂成冊，一式三份，填寫(xiě)業(yè)務(wù)檔案案卷目錄封面項目。

第十八條  業(yè)務(wù)檔案保管期限為永久。

第十九條  業(yè)務(wù)檔案管理場(chǎng)所應當符合國家有關(guān)標準，具備防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防光、防磁、防有害生物、防有害氣體等保管條件，確保檔案安全。

第二十條  檔案工作人員應當按照有關(guān)規定對兒童福利機構業(yè)務(wù)檔案接收、保管、利用等情況進(jìn)行統計。

第二十一條  兒童福利機構應當依法依規提供檔案利用服務(wù)，確保檔案安全有效地利用。

對業(yè)務(wù)檔案的利用應當遵守下列規定，并辦理登記手續：

（一）業(yè)務(wù)檔案形成、移交單位以及上級業(yè)務(wù)主管單位因工作需要，可以利用業(yè)務(wù)檔案；

（二）兒童成年后持身份證件，可以利用本人的檔案；兒童監護人持身份證件、戶(hù)口簿、收養登記證或者能夠反映監護關(guān)系的證明材料，可以利用被監護兒童的檔案；

（三）人民檢察院、人民法院、公安部門(mén)、安全部門(mén)和紀檢監察部門(mén)因辦案需要，持單位介紹信可以利用案件相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案；

（四）律師憑律師執業(yè)證書(shū)、律師事務(wù)所證明，持受理案件法院出具的案件受理通知書(shū)或者開(kāi)庭傳票，可以利用與承辦法律事務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案；

（五）其他單位和個(gè)人確因工作需要申請查閱業(yè)務(wù)檔案的，業(yè)務(wù)檔案保管部門(mén)確認其使用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導審核，可以查閱。

第二十二條  經(jīng)兒童福利機構同意，利用業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人應當當場(chǎng)查閱、摘抄、復?。◤椭疲I(yè)務(wù)檔案。嚴禁對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

利用業(yè)務(wù)檔案的單位和個(gè)人，不得擅自公開(kāi)業(yè)務(wù)檔案內容損害兒童的合法權益。

第二十三條  兒童福利機構應當對歸還的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，對檔案摘抄件或者復?。◤椭疲┘由w標有“業(yè)務(wù)檔案摘抄件”或者“業(yè)務(wù)檔案復?。◤椭疲┘?rdquo;的印章。

第二十四條  兒童轉入其他兒童福利機構時(shí)，業(yè)務(wù)檔案一并移交，原兒童福利機構留存副本。

第二十五條  兒童福利機構應當在兒童離開(kāi)機構后，將業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規定向同級國家綜合檔案館移交。

第二十六條  兒童福利機構應當加強業(yè)務(wù)檔案信息化工作。按照國家檔案信息化要求，開(kāi)展傳統載體業(yè)務(wù)檔案數字化工作，配備必要的檔案管理軟件。對于直接形成的電子文件應當按照國家有關(guān)規定歸檔。

有條件的兒童福利機構應當建立電子檔案目錄和全文數據庫。

第二十七條  對在業(yè)務(wù)檔案管理工作中做出突出貢獻的檔案工作人員和其他組織、個(gè)人，按照國家有關(guān)規定給予表彰和獎勵。

第二十八條  違反國家檔案管理規定，造成業(yè)務(wù)檔案失真、損毀、丟失或者個(gè)人隱私泄露等的，依據《中華人民共和國檔案法》等追究相關(guān)人員責任。

第二十九條  各省、自治區、直轄市和新疆生產(chǎn)建設兵團民政部門(mén)商同級檔案行政管理部門(mén)，可以按照本規定并結合本地實(shí)際制定實(shí)施細則。

第三十條  本辦法由民政部、國家檔案局負責解釋。

第三十一條  本辦法自2020年1月1日起施行。

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