龍政辦〔2017〕260號《龍巖市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)龍巖市行政審批電子文件管理暫行辦法的通知》

《龍巖市人民政府辦公室關(guān)于印發(fā)龍巖市行政審批電子文件管理暫行辦法的通知》










龍政辦〔2017〕260號

各縣（市、區）人民政府，市直各單位：

《龍巖市行政審批電子文件管理暫行辦法》已經(jīng)市政府同意，現印發(fā)給你們，請認真貫徹執行。

龍巖市人民政府辦公室

2017年9月19日

（此件主動(dòng)公開(kāi)）

龍巖市行政審批電子文件管理暫行辦法

第一章原則規定

第一條為規范龍巖市行政審批電子文件管理工作，確保行政審批電子文件的真實(shí)、完整、安全、可用，根據《國務(wù)院關(guān)于印發(fā)政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法的通知》（國發(fā)〔2016〕51號）、《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈電子文件管理暫行辦法〉的通知》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T18894－2016）和《國家檔案局關(guān)于印發(fā)〈電子檔案移交與接收辦法〉的通知》（檔發(fā)〔2012〕7號）等規定，結合本市實(shí)際，制定本辦法。

第二條本市各級行政機關(guān)或其他法律法規授權、受委托行使行政職能的組織（以下統稱(chēng)各單位）的行政審批電子文件管理，適用本辦法。

第三條本辦法所稱(chēng)的龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統，是指龍巖市行政審批系統、龍巖市協(xié)同辦公系統等部署在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)上的部門(mén)業(yè)務(wù)系統。

本辦法所稱(chēng)的行政審批電子文件，是指各單位行使行政權力事項，履行公共服務(wù)、行政監管等職能活動(dòng)中在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數據庫等不同形式的電子信息記錄。

本辦法所稱(chēng)的行政審批電子文件管理，是指各單位對在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統上形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節的行政審批電子文件進(jìn)行管理的活動(dòng)。

第四條在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統上辦結歸檔的行政審批電子文件是各單位依法履行職能的重要憑證，是國家檔案信息資源的重要組成部分。行政審批電子文件管理應當遵循以下原則：

（一）統一規劃。對行政審批電子文件實(shí)行統籌規劃和統一標準、流程等規范管理。

（二）全程管理。行政審批電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等各環(huán)節實(shí)行全過(guò)程管理，確保行政審批電子文件運行實(shí)現連續性、安全性、可控性。

（三）高效服務(wù)。發(fā)揮行政審批電子文件高效、便捷的優(yōu)勢，通過(guò)龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統等渠道提供分層次、分類(lèi)別的共享利用。

（四）確保安全。采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保行政審批電子文件真實(shí)、完整、有效和安全。

第五條 龍巖市行政審批電子文件管理職責分工：

（一）市政府辦公室負責全市行政審批電子文件管理工作的組織領(lǐng)導，協(xié)調解決有關(guān)重大問(wèn)題，督促檢查各縣（市、區）政府和各單位工作落實(shí)情況。市數字辦負責提供相應技術(shù)支持。

各縣（市、區）政府負責組織領(lǐng)導和督促檢查本級行政審批電子文件管理工作。

（二）各單位按照有關(guān)法律法規規定，負責各自職責范圍內的行政審批電子文件的形成、辦理、歸檔、移交、保管、利用等工作。

（三）市檔案局負責制定行政審批電子文件歸檔管理標準、流程規范等，對市本級行政審批電子文件歸檔管理工作進(jìn)行監督指導；本市各級檔案行政主管部門(mén)負責對本級行政審批電子文件歸檔管理工作進(jìn)行監督指導。

第二章 形成與辦理

第六條各單位應當按照政府公布的行政權力清單、責任清單、公共服務(wù)事項目錄和運行流程等要求，對本單位辦理事項的材料遞交、辦理、制作和留存等作出具體規定，確保行政審批電子文件的真實(shí)、完整、有效、安全。

第七條行政審批電子文件的形成、辦理等過(guò)程，一般采用網(wǎng)上在線(xiàn)運行方式，法律法規另有規定的除外。采用網(wǎng)上在線(xiàn)運行方式的，應當符合國家法律法規及規章對行政審批電子文件的原件形式和標準規范要求。各單位通過(guò)龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統辦結歸檔加蓋可靠電子印章的文書(shū)類(lèi)、證照類(lèi)等行政審批電子文件，與紙質(zhì)文書(shū)具有同等法律效力。

第八條行政審批電子文件形成、辦理、歸檔等過(guò)程中，應當按照相關(guān)技術(shù)、管理和數據標準規范執行，并采用時(shí)間戳、日志、備份等可靠技術(shù)保障措施，確保其信息真實(shí)、內容完整、可靠安全并形成記錄。

第三章 歸檔與移交

第九條各單位應當按照國家有關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限的規定，制定本單位行政審批電子文件的歸檔范圍和保管期限表，并報同級檔案行政主管部門(mén)審核確定后施行。

以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的原則，根據各單位的行政審批事項材料歸檔范圍和保管期限表，劃定為“永久及30年以上（含30年）保管期限”的，實(shí)行電子檔案、紙質(zhì)檔案雙套制；劃定為“30年以下保管期限”的，實(shí)行電子檔案單套制，不再打印紙質(zhì)檔案。如確屬工作需要的，由審批部門(mén)在確保電子檔案完整性、真實(shí)性的前提下，對材料中的要件進(jìn)行打印存檔。

對屬于歸檔范圍的行政審批電子文件，各單位應當依據市有關(guān)規定，標明其可共享利用的范圍及條件。

行政審批電子文件一般按辦理事項確定保管期限；對于憑證性行政審批電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計等活動(dòng)所需要的追溯年限。

第十條各單位應當對本單位在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統上運行并具有保存價(jià)值的行政審批電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，定期導入相應的電子檔案管理系統，并由本單位檔案部門(mén)負責管理。

行政審批電子文件一般以辦理事項為基本單位進(jìn)行歸檔管理；對于行政執法類(lèi)行政審批電子文件，其歸檔材料整理參照各單位對應的行政執法案卷標準要求執行。

第十一條行政審批電子文件歸檔采取實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔相結合的方式。行政審批電子文件的形成、辦理等人員應在行政審批電子文件辦結后實(shí)時(shí)歸檔，并在1個(gè)月內向本單位檔案部門(mén)報送歸檔。

第十二條各單位應通過(guò)本級國家綜合檔案館行政審批電子文件統一平臺，對辦結的行政審批電子文件進(jìn)行歸檔移交和集中管理，并按標準規范做好分類(lèi)、整理、存儲、封裝、鑒定、檢測等工作。各單位自行開(kāi)發(fā)的行政審批電子文件歸檔管理系統，功能需求應符合同級檔案行政主管部門(mén)的標準規范，并做好與本級國家綜合檔案館行政審批電子文件統一平臺的技術(shù)對接。

行政審批電子文件歸檔、移交、保管、利用等具體業(yè)務(wù)標準規范和功能需求，由龍巖市檔案局另行制定印發(fā)。

第十三條對屬于國家綜合檔案館接收范圍的行政審批電子文件，各單位應當按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求，自形成之日起5年內向同級國家綜合檔案館移交。對有特殊要求的電子檔案，經(jīng)同級檔案行政主管部門(mén)同意，可適當延長(cháng)移交時(shí)間；對涉密電子檔案的移交時(shí)間，按保密管理有關(guān)規定和程序報經(jīng)批準后另行實(shí)施。經(jīng)同級國家綜合檔案館同意，各單位可在行政審批電子文件向本單位檔案部門(mén)實(shí)時(shí)和定期歸檔的同時(shí)，開(kāi)展移交進(jìn)館工作，并在規定時(shí)限內辦理移交進(jìn)館手續。

第四章 保管與利用

第十四條各單位應當建立健全行政審批電子文件安全保管各項制度，配備必要的信息安全設施設備，并做好日常檢查、遷移、鑒定和到期銷(xiāo)毀工作。

第十五條歸檔的行政審批電子文件應當滿(mǎn)足可長(cháng)期保存的要求，各級數字辦要加強技術(shù)指導和服務(wù)保障，確保行政審批電子文件在脫離龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)在線(xiàn)系統歸檔后能夠被正確讀取和使用。

第十六條 各單位應當按照《中華人民共和國政府信息公開(kāi)條例》（國務(wù)院令第492號）和檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權保護、網(wǎng)絡(luò )安全等法律法規和規章規定，認真履行信息公開(kāi)的主體責任，做好歸檔行政審批電子文件的信息公開(kāi)、開(kāi)放鑒定等工作，保證行政審批電子文件得到方便快捷的共享利用。

第十七條行政審批電子文件堅持以共享利用為常態(tài)、以不共享利用為例外的原則，各單位應當按照辦理事項，對本單位在龍巖市政務(wù)信息網(wǎng)系統上形成的行政審批電子文件進(jìn)行逐項梳理，按照有關(guān)規定，明確其共享利用的范圍和條件。各單位已移交進(jìn)館的電子檔案，由本市各級國家綜合檔案館根據確定的共享利用范圍和屬性，通過(guò)行政審批電子文件統一平臺或其他渠道提供共享利用。

第五章　考核與監督

第十八條各單位應當制定本單位行政審批電子文件管理工作的各項制度規定和責任分工，確保責任到崗到人。

第十九條加強對行政審批電子文件管理工作的考核監督，各級政府辦公室組織開(kāi)展工作檢查，對行政審批電子文件管理工作進(jìn)行評估和通報。

第六章　其他規定

第二十條各縣（市、區）政府可根據本辦法，制定本級行政審批電子文件管理工作實(shí)施辦法。

第二十一條本市各鄉鎮政府（街道辦事處）以及具有公共管理和服務(wù)職能的公共企事業(yè)單位形成的行政審批電子文件的管理，參照本辦法執行。

第二十二條本辦法自發(fā)布之日起施行，有效期二年。

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本文關(guān)鍵詞： 龍巖市