陜測發(fā)〔2023〕1號《陜西省測繪地理信息局印發(fā)〈關(guān)于加強陜西省測繪成果資料檔案管理的指導意見(jiàn)〉的通知》

《陜西省測繪地理信息局印發(fā)〈關(guān)于加強陜西省測繪成果資料檔案管理的指導意見(jiàn)〉的通知》





陜測發(fā)〔2023〕1號

各測繪資質(zhì)單位：

現將《關(guān)于加強陜西省測繪成果資料檔案管理的指導意見(jiàn)》印發(fā)給你們，請結合實(shí)際認真貫徹執行。




 

陜西省測繪地理信息局

2023年1月10日

關(guān)于加強陜西省測繪成果資料檔案管理的指導意見(jiàn)

檔案管理是項目管理中非常重要的一項內容。高效的檔案管理可使檔案的完整性得到充分保證，促進(jìn)檔案資料查詢(xún)和利用效率的提升，將檔案在項目管理工作中的價(jià)值最大化發(fā)揮出來(lái)。為加強我省測繪成果資料檔案管理工作，推進(jìn)測繪成果資料檔案管理制度化、規范化，提高檔案管理工作服務(wù)測繪地理信息事業(yè)發(fā)展水平，依據《中華人民共和國檔案法》《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案管理規定》等法律法規，提出以下指導意見(jiàn)。

一、加強檔案管理工作意識，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

測繪資質(zhì)單位應當加強檔案法規和檔案知識宣傳教育，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。鼓勵各測繪資質(zhì)單位通過(guò)開(kāi)展各種活動(dòng)督促檔案管理人員積極學(xué)習檔案相關(guān)管理知識、數字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、計算機技術(shù)，充分了解檔案管理工作的各個(gè)流程，確保自身行為規范。

二、完善測繪成果資料檔案制度建設

（一）測繪資質(zhì)單位應當建立檔案工作責任制，設立檔案管理機構，負責本單位測繪成果資料檔案的統籌管理、監督和檢查，指定主管領(lǐng)導，各相關(guān)技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)配合檔案管理機構組織實(shí)施。

（二）測繪資質(zhì)單位應當建立健全統一的測繪成果資料檔案歸檔管理制度，將工作中形成、積累的測繪成果資料檔案整理、立卷和歸檔，并作為必要的工作流程列入項目計劃、經(jīng)費預算、管理程序、質(zhì)量控制、崗位責任，確保測繪成果資料檔案的完整。

（三）測繪資質(zhì)單位應當建立健全測繪成果資料檔案的接收、保管、利用、匯交、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度，確保測繪成果資料檔案的真實(shí)、有效和安全，滿(mǎn)足測繪資質(zhì)單位在科研生產(chǎn)、責任落實(shí)、借閱查證、記錄保存等方面的需要。

（四）測繪資質(zhì)單位應當建立責任追究制度，對不按規定歸檔或造成檔案失真、損毀、丟失等行為，進(jìn)行相應的懲處。

三、強化測繪成果資料檔案的整理與歸檔管理

（一）測繪資質(zhì)單位應當按照《測繪地理信息業(yè)務(wù)檔案保管期限表》，結合業(yè)務(wù)流程，制定本單位測繪成果資料檔案的歸檔范圍和保管期限；本單位測繪地理信息業(yè)務(wù)范圍發(fā)生變化的，應當及時(shí)調整修訂完善。

（二）技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)應當依據本單位測繪成果資料檔案的歸檔范圍完整收集、整理歸檔資料，形成歸檔清單，及時(shí)移交本單位檔案管理機構集中管理，清點(diǎn)無(wú)誤后辦理歸檔交接手續。

歸檔資料應當原始真實(shí)、系統完整、清晰易讀和標識規范，符合歸檔要求，檔案載體能夠長(cháng)期保存。歸檔資料的整理應當盡可能遵循文件資料形成規律，保持文件資料之間的有機聯(lián)系，便于保管和查找利用。

紙質(zhì)和電子資料同步歸檔的，在資料內容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應當保持一致；僅以電子載體形式歸檔的，技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)應當對電子資料的真實(shí)性、完整性、有效性負責并簽署意見(jiàn)。

（三）測繪資質(zhì)單位應當自測繪項目驗收完成之日起3個(gè)月內，向測繪地理信息主管部門(mén)匯交測繪成果副本或者目錄。測繪成果屬于基礎測繪成果的，應當匯交副本；屬于非基礎測繪成果的，應當匯交目錄。

四、提升測繪成果資料檔案的利用管理水平

（一）測繪成果資料檔案的利用應當在本單位規定范圍內進(jìn)行，并做好記錄登記，超權限利用的應當履行內部審批手續。測繪成果資料檔案的利用原則上只允許在檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行，確需借出的，應當由單位分管領(lǐng)導批準。借出測繪成果資料檔案的，應當妥善保管，不得轉借、拆散或損毀，不得在檔案原件上涂改、勾劃、污損等；未經(jīng)許可，不得摘抄或復制，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。

檔案利用人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應當認真清點(diǎn)檔案數量，檢查案卷有無(wú)損壞，文件是否齊全等。

（二）鼓勵各測繪資質(zhì)單位積極開(kāi)展檔案編研工作，合理開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，編制檔案檢索工具，創(chuàng )新檔案服務(wù)模式，方便測繪成果資料檔案的檢索與查詢(xún)，提升檔案利用價(jià)值，擴大利用領(lǐng)域。

五、加強測繪成果資料檔案保管與銷(xiāo)毀管理

（一）檔案保管應當配備符合檔案保護和安全管理要求的庫房，配備必要的設施設備保障庫房正常運轉，采取有效防護措施保證檔案安全。

檔案管理機構應當將接收的測繪成果資料檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理并編制目錄，做到科學(xué)分類(lèi)、整理規范、排架有序和目錄完整。

測繪資質(zhì)單位因各種原因變更、終止的，應當按國家有關(guān)規定對測繪成果資料檔案進(jìn)行妥善處置。

（二）測繪資質(zhì)單位應當成立由主管領(lǐng)導、檔案管理機構和技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的檔案鑒定小組，對保管期限已滿(mǎn)的測繪成果資料檔案進(jìn)行鑒定并形成鑒定報告；對確已失去保存價(jià)值的到期測繪成果資料檔案，由主管領(lǐng)導審批簽字后方可銷(xiāo)毀。

銷(xiāo)毀測繪成果資料檔案應當在指定地點(diǎn)并有專(zhuān)人負責監督。對被銷(xiāo)毀的檔案應當登記造冊，并與鑒定報告、批準文件一并永久保存。涉及國家秘密的測繪成果資料檔案，應當送交保密行政管理部門(mén)設立的銷(xiāo)毀工作機構或者保密行政管理部門(mén)指定的單位銷(xiāo)毀。雖已到期，但對國家和社會(huì )具有重要保存價(jià)值的測繪成果資料檔案應當延長(cháng)保管期限。





附件：【點(diǎn)擊下載】

1.《測繪成果資料歸檔登記表（參考模板）》

2.《測繪成果資料檔案借（查）閱登記表（參考模板）》

3.《測繪成果資料檔案移交登記表（參考模板）》

4.《測繪成果資料檔案銷(xiāo)毀登記表（參考模板）》

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