《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》人力資源和社會(huì )保障部、國家檔案局令第3號（全文）

人力資源和社會(huì )保障部、國家檔案局令第3號

人力資源社會(huì )保障部和國家檔案局制定了《社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）》，現予公布，自2009年9月1日起施行。




 

人力資源社會(huì )保障部部長(cháng)尹蔚民

檔案局局長(cháng)楊冬權

二〇〇九年七月二十三日

社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理規定（試行）

第一條　為規范社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據《中華人民共和國檔案法》和社會(huì )保險相關(guān)法規，制定本規定。

第二條　依法經(jīng)辦養老、醫療、失業(yè)、工傷、生育等社會(huì )保險業(yè)務(wù)的機構（以下簡(jiǎn)稱(chēng)社會(huì )保險經(jīng)辦機構），管理社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規定。

第三條　本規定所稱(chēng)社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會(huì )保險經(jīng)辦機構在辦理社會(huì )保險業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專(zhuān)業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條　人力資源社會(huì )保障行政部門(mén)負責社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導。

社會(huì )保險經(jīng)辦機構負責社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導。

社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會(huì )保險經(jīng)辦機構集中保存。

第五條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構配備專(zhuān)門(mén)的管理人員和必要的設施、場(chǎng)所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術(shù)設備。

第六條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構應當認真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷(xiāo)毀等管理要求，保證社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構辦理社會(huì )保險業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見(jiàn)附件）進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條　社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)應當按照社會(huì )保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節”或“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節”的方法對社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類(lèi)、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類(lèi)、整理、編號、入庫保管，并及時(shí)編制索引目錄。

第九條　社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開(kāi)始計算。

第十條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構依法為參保單位和參保個(gè)人提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)。

第十一條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構應當對已到期的社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應當由社會(huì )保險經(jīng)辦機構相關(guān)負責人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會(huì )保障行政部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見(jiàn)。

鑒定中如發(fā)現業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過(guò)短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十二條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構對經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清冊，報同級人力資源社會(huì )保障行政部門(mén)備案，經(jīng)社會(huì )保險經(jīng)辦機構主要負責人批準后銷(xiāo)毀。

未經(jīng)鑒定和批準，不得銷(xiāo)毀任何檔案。

社會(huì )保險經(jīng)辦機構應當派兩人以上監督銷(xiāo)毀檔案。監督人員要在銷(xiāo)毀清冊上簽名，并注明銷(xiāo)毀的方式和時(shí)間。銷(xiāo)毀清冊永久保存。

第十三條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構按照有關(guān)規定，將永久保存的社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條　社會(huì )保險經(jīng)辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個(gè)人造成損失的，依法承擔賠償責任：

（一）不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；

（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷(xiāo)毀檔案的；

（三）玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；

（四）違規提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個(gè)人信息的；

（五）違反社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規的其他行為。

第十五條　各類(lèi)社會(huì )保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會(huì )計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規定的，從其規定。

第十六條　本規定自2009年9月1日起施行。





 

社會(huì )保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限
 

一、社會(huì )保險管理類(lèi)

（一）參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷(xiāo)登記時(shí)填報的登記表單及相關(guān)審核材料………………………………………………………〔永久〕

（二）參保人員登記材料。包括繳費單位職工和退休人員，以家庭為單位或個(gè)人身份參加社會(huì )保險的城鎮無(wú)業(yè)居民、農村居民、個(gè)體工商戶(hù)、城鎮靈活就業(yè)人員辦理參保、社會(huì )保險關(guān)系變動(dòng)、基本信息變更等登記手續時(shí)，填報的登記表單及相關(guān)審核材料………………………………………………………………………………………〔100年〕

（三）社會(huì )保險個(gè)人賬戶(hù)管理材料。包括養老、醫療保險個(gè)人賬戶(hù)對賬、個(gè)人賬戶(hù)修改等相關(guān)材料………………………………………………………………………〔100年〕

（四）社會(huì )保險登記證管理材料。包括社會(huì )保險經(jīng)辦機構向參保單位核發(fā)社會(huì )保險登記證、對已核發(fā)的社會(huì )保險登記證驗證換證、對遺失社會(huì )保險登記證的單位補證時(shí)的登記表單及相關(guān)審驗材料……………………………………………………………〔10年〕

（五）社會(huì )保險卡（證、手冊）管理材料。為參保人員辦理社會(huì )保險卡（證、手冊）首發(fā)、補發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料……………………………〔50年〕

（六）社會(huì )保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料。包括對享受社會(huì )保險待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗證的相關(guān)審核材料…………………………………………………………〔10年〕

（七）退休人員社會(huì )化管理服務(wù)材料。包括對實(shí)行社會(huì )化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料…………………………〔50年〕

（八）異地安置登記材料。包括異地安置應享受社會(huì )保險待遇人員和長(cháng)期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項社會(huì )保險待遇所填報的核定表、備案表及相關(guān)材料……………………………………………………………………………〔50年〕

（九）服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點(diǎn)醫療機構、定點(diǎn)零售藥店、工傷協(xié)議醫療康復機構、工傷協(xié)議輔助器具配置機構、網(wǎng)絡(luò )通信運營(yíng)商、附加保險承保單位等簽訂的協(xié)議書(shū)、考核材料、終止協(xié)議材料…………………………〔10年〕

二、社會(huì )保險費征繳類(lèi)

（一）社會(huì )保險費征繳核定材料。包括繳費基數核定以及工傷費率確定、中斷繳費、恢復繳費、補繳費、預（補）繳費、退費、加收滯納金、加收利息等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………………………………………………………〔100年〕

（二）收款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（三）社會(huì )保險基金征繳明細表和匯總表……………………………………〔50年〕

（四）社會(huì )保險基金征繳年度匯總表…………………………………………〔永久〕

（五）催繳資料。包括社會(huì )保險費補繳通知書(shū)、補繳協(xié)議…………………〔10年〕

（六）繳費證明材料。包括為繳費單位、繳費個(gè)人出具的繳費證明及相關(guān)材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

三、養老保險待遇類(lèi)

（一）養老保險待遇核定材料。參保人員基本養老金、養老金領(lǐng)取人員死亡后供養直系親屬及其撫恤金待遇、養老金領(lǐng)取人員喪葬費、養老保險其他一次性待遇核定、養老保險待遇調整、養老保險待遇更正、養老保險待遇補支付、養老保險待遇減支付等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……………………………………………………〔50年〕

（二）養老保險個(gè)人賬戶(hù)一次性支付申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…〔50年〕

（三）勞動(dòng)能力鑒定材料。包括參保人員勞動(dòng)能力鑒定結論通知書(shū)及相關(guān)文書(shū)和審核材料…………………………………………………………………………………〔50年〕

（四）養老保險付款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（五）養老保險支付明細表和匯總表…………………………………………〔30年〕

（六）養老保險基金支付年度匯總表…………………………………………〔永久〕

四、醫療保險待遇類(lèi)

（一）門(mén)診特殊病登記材料。包括門(mén)診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)審核材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

（二）就醫登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉診轉院登記表單及相關(guān)審核材料……………………………………………………………………………〔10年〕

（三）醫療保險住院待遇核定材料。包括住院醫療費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………………………………………………………………………〔10年〕

（四）醫療保險門(mén)診待遇核定材料。包括門(mén)診醫療費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………………………………………………………………………〔10年〕

（五）醫療保險付款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（六）醫療保險支付明細表和匯總表…………………………………………〔30年〕

（七）醫療保險基金支付年度匯總表…………………………………………〔永久〕

五、失業(yè)保險待遇類(lèi)

（一）失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料………………………………………………………………〔10年〕

（二）失業(yè)人員失業(yè)保險關(guān)系轉移材料。包括領(lǐng)取期限、待遇標準等相關(guān)材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

（三）失業(yè)保險待遇核定材料。包括失業(yè)保險待遇申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

（四）促進(jìn)就業(yè)補貼核定材料。包括失業(yè)人員職業(yè)培訓、職業(yè)介紹補貼申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料……………………………………………………………………〔10年〕

（五）失業(yè)保險付款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（六）失業(yè)保險支付明細表和匯總表…………………………………………〔30年〕

（七）失業(yè)保險基金支付年度匯總表…………………………………………〔永久〕

六、工傷保險待遇類(lèi)

（一）工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料……………〔10年〕

（二）工傷認定材料。包括工傷認定決定書(shū)及相關(guān)文書(shū)和審核材料………〔50年〕

（三）工傷人員登記變動(dòng)材料。包括工傷職工登記、工傷保險信息變動(dòng)登記表單及相關(guān)材料………………………………………………………………………………〔50年〕

（四）工傷保險傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補助金、傷殘津貼、生活護理費、一次性工亡補助金、工亡人員喪葬補助金、工亡人員供養直系親屬及其撫恤金等工傷保險待遇申報核定表單及相關(guān)材料…………………………………………〔50年〕

（五）工傷保險醫療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫療、康復、配置輔助器具、勞動(dòng)能力鑒定等費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料…………………〔10年〕

（六）工傷預防費用核定材料。包括參保單位工傷預防費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料…………………………………………………………………………………〔10年〕

（七）工傷保險付款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（八）工傷保險支付明細表和匯總表…………………………………………〔30年〕

（九）工傷保險基金支付年度匯總表…………………………………………〔永久〕

七、生育保險待遇類(lèi)

（一）妊娠登記材料。包括女職工辦理妊娠登記申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

（二）并發(fā)癥登記材料。包括計劃生育手術(shù)并發(fā)癥等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………………………………………………………………………〔10年〕

（三）生育保險待遇核定材料。包括參保人員因生育、計劃生育、治療并發(fā)癥發(fā)生的醫療費用及生育津貼等申報核定業(yè)務(wù)表單和相關(guān)審核材料……………………〔10年〕

（四）生育保險付款憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等，按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

（五）生育保險支付明細表和匯總表…………………………………………〔30年〕

（六）生育保險基金支付年度匯總表…………………………………………〔永久〕

八、社會(huì )保險業(yè)務(wù)統計報表類(lèi)

（一）各項社會(huì )保險年度統計報表……………………………………………〔永久〕

（二）社會(huì )保險數據和分析報告等材料………………………………………〔30年〕

（三）社會(huì )保險業(yè)務(wù)月/季統計報表……………………………………………〔10年〕

（四）各項社會(huì )保險基金年度預決算表按《會(huì )計檔案管理辦法》確定保管期限。

九、社會(huì )保險稽核監管類(lèi)

（一）社會(huì )保險稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書(shū)、工作記錄、相關(guān)證據、稽核告知書(shū)或整改意見(jiàn)書(shū)、處罰建議書(shū)、稽核報告等專(zhuān)業(yè)文書(shū)及相關(guān)材料………〔30年〕

（二）社會(huì )保險監察材料。人力資源社會(huì )保障行政部門(mén)依照有關(guān)規定向社會(huì )保險經(jīng)辦機構通報的社會(huì )保險違法案件的查處情況及相關(guān)行政執法文書(shū)和其他材料…〔30年〕

（三）社會(huì )保險經(jīng)辦機構內部控制材料。包括內部控制監督工作方案、內部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據、告知書(shū)或整改意見(jiàn)書(shū)、內部控制報告等專(zhuān)業(yè)文書(shū)及相關(guān)材料……………………………………………………………………………………〔30年〕

（四）社會(huì )保險大案、要案、特殊案件的稽核材料…………………………〔永久〕

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